計画の立て方・実行方法

Question

計画の立て方・実行方法計画は会社の頭脳に当たると思います。会社員になり、計画を立てることが求められるようになりましたが、私は計画を立てるのが苦手です。（私の立てた計画は遅れることが多いです。ホールドポイントの立て方もいまいちピンときません。）しかし、苦手でもやらなければいけません。

そこで質問です。計画のプロにはなれなくても、平均的な計画立案力・実行力を持つにはどうしたら良いでしょうか？誰にでも分かりやすい・できそうな形で説明していただけるとありがたいです。

以上、よろしくお願いいたします。

Answer 1

PDCAサイクルって聞いたことありますか？
P:計画
D:実行
C:確認
A:改善

まずは計画を立てて、実行します。
それで、結果の確認をして、不味い点があったら修正します。
それでまた計画を立てるところから繰り返していきます。

ホールドポイント、、マイルストーンですか？
マイルストーンは、重要な区切りを途中目標として設定します。
報告書でいえば、上司との方向性調整→素案作成→関係部署確認→関係部署コメント反映→上司確認→顧客提出。

報告書の場合は、顧客提出日から逆算して各納期を決めます。
あまりに期間が短い場合はPDCAにはこだわらなくていいです。

長期計画の場合は、PDCAサイクルを回しながら、各マイルストーンで進捗を管理し、何がどう遅れているのかを確認して、全体が遅れないように調整します。

計画に対して進捗が遅いとのことですが、時間の見積が悪いのか、作業が遅いことが考えられます。
時間の見積は、自己の処理能力を正確に捉えてないか、別の作業との兼ね合いを考えてない場合があります。
まずは。何にどのくらい時間を使ってるのか把握しましょう。

作業が遅いのは、何故遅いのかを考え、それに対して改善が必要です。

以上

Answer 2

＞計画は会社の頭脳に当たると思います

少し大げさですかね。
また、そういう捉え方が”難しい”といった誤解を生んで苦手意識が芽生えてしまったのかも知れませんね。

少し長くなりますが、よければお読みください。

会社は与えられた資源で最大の産出（製品、商品、サービスの提供）を行うことで成り立っています。
ここで最大の資源は”時間”です。
世界中の全ての会社は２４時間という動かない資源の制約の中で活動しています。
通常、この時間という資源の効果的な活用方法は”短縮”することです。

これがホールドポイント（≒締め切り）の設定の仕方です。
これまで５日掛かった作業を４日に短縮する、などです。

次に、このホールドポイントから逆算して今に遡っていきます。
すると、自ずとやるべきこと、やるべき順番（≒段取り）を考えることです。

主様は「私の立てた計画は遅れることが多いです」と書かれていますが、これは上記手順、特に逆算からの取り組みの組み立てが上手く行っていないと思われます。
その原因としては、
① やるべきことを正しく掴んでいない（例えば、取り掛かったらそういえば、あれもやらなければならなかったといった追加が発生してしまうようなこと）。
② やるべき順番が最適ではない（途中で前の段階に戻るような順番になってしまったり・・・）。

どうしたら良いか。
締め切りを決めて（あるいは、指示を仰いで－通常、何時までにという指示は付き物です）、そこで求められる成果物を決めます（量、質両面から）。
それを達成するために、しなければならないことを思いつく限り書き出します。
それを、スケジュール表に落とし込んでいきます（その際、キツキツに決めないで、例えば予備日などを設けスケジュールの調整を可能にしておくこと）。

会社で仕事続ける限り、計画、それに基づく実行はついてまわります。
以上の手順、方法を繰り返すことで、習熟していき、精度が上がり、いづれは書き出したりなどせずに自然に発想できるように習慣化して行きます。

健闘を祈ります！