社内のデータ管理の考え方について困っています。 現在、小さな建築系の会社で業務改善を行なっています。

Question

社内のデータ管理の考え方について困っています。

現在、小さな建築系の会社で業務改善を行なっています。上司の要望を聞いたところ見積書と請求書シートが存在する
excelファイルに指示書、報告書のシートを追加して欲しいと言われました。

しかし、報告書と指示書については必ずしも作成するものではなく、
指示書に限っては他のシートと提出先が異なります。

私としては各シート独立して指示書.xlsxなどと作成した方が
直感的に探しやすく管理もしやすいと思います。
また、提出先が異なるシートを一緒に管理することも違和感を感じます。
以前はSEをしていましたがこのような台帳？管理は事務職になって初めて見ました。

そこでファイル管理について上記の方法どちらがいいのか
はっきり説明できる知識をつけたい&社内で共有したいのですが、
Webを探してもいい資料が見当たりませんでした…

Webサイト、または書籍等何かオススメのものがあればご教授ください。

補足

大事なところが漏れていました、申し訳ありません。

現在テンプレートの作成を行っていて
見積書と請求書シートが存在するexcelファイルがそれにあたります。

そのテンプレートに何でもかんでも指示書、報告書、工程表などの
シートを追加してもいいという考えを見直してほしいと思っています。
データを作成する上でのお作法的なのを教育したいのですがいい資料が見つかりません。

Answer 1

ファイル数が増えるのが嫌だから1つのブックにまとめたいんじゃないですかね。

簡単な社内LANとファイルサーバーがいいような気がする。サーバーに原本となるテンプレファイルを置く。

もしくはグループウエア導入。