仕事の進め方で質問があります。長文になります。 当社は、とても歴史も古い組織です。そのため、常に「改革・改善せよ」…

Question

仕事の進め方で質問があります。長文になります。

当社は、とても歴史も古い組織です。そのため、常に「改革・改善せよ」との号令がかかります。また、号令だけではなく、様々なセミナーにも派遣されて「勉強」もできるような仕組みもできています。

確かに、このままではいけないと思い、業務改善を進めるのですが、ほとんど全ての案件について、「ストップ」がかかります。

事例は、以下の通りです。
約10,000件のアンケートの回答を、現在は手入力によって、他の業務も並行しているため、およそ半年かけて集計しています。担当者に聞くと、それだけの量なので一様に大変なボリュームだと言うので、一計を案じ、これをウェブ、例えばGoogleのアンケート機能を使い一気に短縮してしまうという案です。

現行の設問の通りにプランを作り、あとは稟議に諮るだけ、という段階までにしたところ担当者からは、「メンテナンスする人材がいない」との理由で、一年以上塩漬けになっています。
検証の結果、特に問題となり得るケースはなく、効率が望めるのに、メンテナンス問題が先に立ってしまいました。

次の事例。
組織内では、寄付金募集を行っています。
実に集まりが悪いので、ウェブや様々なイベントの折にフライヤーなどを作り、得意先15,000件への案内に同封しようと考えました。
寄付金の募集は、当社内でも重要業務として捉えられていますが、10年以上ほとんどありません。

そこで、寄付金を「ただ、下さい。」と言うパターンから、「一口あたりの金額を減らし、且つ明示すること」「ウェブ決済を導入すること」「相手の目的に応じた寄付先を指定できること」「工場や施設見学など、比較的人気のあるイベントに招待すること」
要するに、寄付金獲得の理由をはっきりさせて、何のために使うものです、そして垣根を下げて、何かベネフィットを感じてもらう。

そのように基本構想を考えて財務担当者と総務担当者に相談したところ、ウェブはシステムを変えないと難しい、規定の変更が伴うと言う助言はいただきましたが、「それ」を乗り越えるための助言はなく、他部署と連携してという提案にも難色が示され、結局これも塩漬けになりそうです。

これらはほんの一例ですけれど、改革とか改善をという割には、それをすることに抵抗されるのは、⑴やり方（提案の方法）が間違っている、⑵容喙されることを嫌う、⑶これまで通りが一番いいなど、大別して3通りの理由があると思います。

私見では、省力化や他の仕事に繋げられると考えるので、これらに対してどのように提案をしたらよろしいのか、ご教授ください。

Answer 1

歴史ある保守的な会社にありがちな風潮。スローガンはあくまでも掲げているだけ。ほとんどは、経営サイドに近い者だけが真剣に唱えているものです。だから社員教育のセミナーは多い。しかし、現場の人間はイマイチ意義をわかっていない。という、空気の違いがありますね。

上意下達に慣れ切ってしまっている（その方が楽）ゆえに、自分の部署が言いだしっぺになるのを嫌う。（責任の所在に敏感）他部署との連携に難色を示すのは、自力で出来ないことはしたくない。その他部署からも巻き込むなよ！と言われる。（と、わかっている。同じ体質だから）予算が必要になる案件は避けたい。（稟議に手間取る＝苦労したくない）やはり、自分が表に立ちたくない。

質問者さんは、もしかしてキャリアの方？改革すべき点を見抜けるのは、外の目を持つ人ですからね。生え抜きさんは、空気に慣れちゃってますからね。前からこうやってます、で満足しちゃう。五年前も十年前もこれなのに、なんで今さらいじるの？とおかしな逆ギレが起こります。それが会社のためだよ、というのはあんまり考えない、言うなれば幸せな体質。
提案内容、いいですねー。あとは地道に仲間と提案の厚みを増やしてみては。連携人材や費用の具体的シミュレーションとか揉んで、そうやってるうちに、担当者を巻き込んで、上に持って行けたらいいですね。頑張ってください！

Answer 2

①コスト削減と効果を金額で説明する
②昨今の人手不足の労働市場
いつまでも人海戦術には頼れない。
③政府が推し進める働き方改革
ワークライフバランスの実現

新たなシステム導入した場合にメンテナンスがいないということですが、①に含まれます。また、専門家を新たに雇用することで、他の業務の効率化も狙い効果の最大化を図るような絵を描く。

懸念されるのは、それを決定する人が実は1番業務改善を望んでいない可能性もある。業務改善に取り組んでいますよ〜〜、やってますよ〜〜ってポーズだけ。

そうなるとその人を外すくらいの裏ワザがいるかもね。

それくらいしか思いつかない。
すいません。

Answer 3

質問者さんのいう業務改善ですが、最終的に決断する担当者の方が、却下したらそこで終わりという感じがします。
改革、改善せよという号令をかけてるのは、誰なんでしょうか。
まず、本当に改革する気があるなら決定権のある役職の人を説得する方法を考えるべきと思います。
そのための根回しも含めて進め方を考えないと、なんでお前に指図されないといけないんだという風になるのが普通ではないかと思います。