社内の電話応対

Question

社内の電話応対事務の仕事をしているんですが電話応対が恐いです・・・周りに聞かれてると思うと緊張してしまい声が小さくなってしまいます。敬語を使うのに慣れてなくしどろもどろになってしまいます。どうすればスムーズにあがらずに出来るでしょうか？

Answer 1

あわてなくて大丈夫ですよ。
そのかわり大きな声で言葉をはっきりとするように心がけてください。
他の方も書いていますが、定番の受け答えは電話の近くに貼っておくといいです。
http://www.q-style.jp/7f/manner/manner24.html
ここに少し載ってますのでご自分用にアレンジするのもいいと思います。
最初のうちは、しどろもどろでも元気に話しているとかえって初々しさに好感が持てます。
でもいつまでもそれだと困りますね。
だからこそ練習できるのも今のうちと思って思い切り失敗してください。
あと、もうひとつ。
相手の言うことが分からなかったらどうしようって思ってませんか？
そうでなければ良いのですが、これが心配で話すほうまで自信なさげになってしまう人もいます。
もしそうであるなら
メモは必ずとる。
相手の社名、お名前は必ず聞く。（最初は結構聞き取りにくいですが、これは回数こなすことで慣れます）
相手に言われた用件を復唱する。
どうしても上手くいかなければ最後の砦は相手の電話番号と名前。
最悪これさえ分かっていれば担当者から連絡がとれます。
とにかく最初からうまくやろうとしないで大きな声で。
回りが聞いてくれるならかえって「今の受け答えどうでした？もっと良い受け答えありますか？」と教えてもらうチャンスですよ。
先輩に時間がありそうなら、むしろ最初から聞いててもらってアドバイスしてもらうといいですよ。

Answer 2

電話の怖さを知ってるって良い事です！
だから態度が小さくならないように努めましょうよ。
周りに聞かれてるという観察力は正解だけど、仕事に対する集中力をUPさせたら
気にならなくなります。それでも心配なら周りの対応をみて、許容範囲とかチェック
してみてはいかがでしょうか。

Answer 3

電話応対の本を、就職した時に親戚のおばさんにプレゼントしてもらったので、その本のとおりに、家の電話で練習を繰り返しました。事務員になったばかりの頃は、ただいま外出しておりますとかいろいろ毎日のように練習していましたね。また、自分の机の上に電話応対のマニュアル、例えば「少々お待ち下さい。ただいま、席を外しております」とかパソコンで打ち出したものを貼っておいて、それを見ながら電話に出たり、少しあいた時間が出来たら、それを見て言う練習をしたりしました。社会人になるまで、電話に出るようなｱﾙﾊﾞｲﾄをしたことがなかったので、私も敬語がうまく言えなくって舌がもつれそうで大変でしたが、慣れれば平気になりました。また、秘書検定を受けるのもおすすめです。電話応対が学べますよ。どう言うかが頭に入れば自信がついて、電話応対でしどろもどろになることはなくなりました。結局は、みなさんがおっしゃるように慣れです。

Answer 4

今だにそうですが、マニュアル通りです。

毎回、同じ対応で通しています。。。。