営業事務に転職して２週間が経ちました。 現在引継ぎ中なのですが、このまま続けるか悩んでいます。

Question

営業事務に転職して２週間が経ちました。
現在引継ぎ中なのですが、このまま続けるか悩んでいます。会社は３０名程、８人の営業の中に女性事務一人体制です。
（私：27歳女性。３年前に事務経験あり。その後販売職のち今に至ります）
妊娠し退社される方の後任として入社しました。
引き継ぎは１ヶ月であと２週間ほどです。
その方がいなくなると事務業務をわかる方、聞ける方はいません。。

業務内容と、一人体制という環境に既にきついと感じてしまいとても不安でいます。
業務内容は、エクセルによる在庫管理、発注書、資料作成、データ入力、売上げ管理、その他営業のサポートなどなどです。
現在、ほんの少し流れはようやくわかってきましたが、ほぼわからない状態です。
ややこしいのは、在庫管理が色々な手順で色々なやり方があり複雑、売上げデータも色々なシートにリンクしてあるのでどこがどう繋がっているのか全く理解できません。
ｴｸｾﾙは基本的な事はわかりますが複雑な操作や関数などわからないです。

教えて頂いて、その時その時にやる作業はわかりますが、どこがどうなってこうなるという様な根本的な事がわかりません。
断片的に教えてもらっているので混乱してることもあります。
なので締日、決算、次年度に関して、商品のシーズンの移り変わりなどなど、これから本当に一人でこなせるかとても不安です。
発注に関しては営業の方に聞いてなとかなると思いますが、データや色々な事務処理については聞く人がいません。
営業の方の中に座っていますが、まだあまり話せず、他部署の方も挨拶くらいで関わりがないです。
あっさりとしている職場です。
その中で1人で孤独と不安です。。

転職したてなのでしょうがないと思いますが、一人になってやっていく自信がありません。
入社前から一人体制は知っていながら細かな事は確認しなかった自分が悪く、でも覚悟の上、がんばろうと思っていたのですが、不安で。
毎日ノートにまとめてますが果てしなく。。
引き継ぎ後に本当に無理！となってしまったらどうしたらいいか、今辞めた方がいいのでは、など考え込んでしまいます。
このまま踏ん張って続けた方がいいでしょうか？
短期間で辞めた後の就活は厳しすぎると思うと踏ん切りがつきません。
私自身、大変でも忙しくても、一緒にやる方や、本当に困った時頼れる人がいたらがんばれる気はするのですが。。
自分でも甘いと思っていますが色々な方のご意見を聞きたいです。

Answer 1

私も今日から営業事務をやっている40代女性です。
私は育児が落ち着いてからパートで営業事務で社会復帰しました。
営業経験はありますが、営業事務としては初心者みたいなものです。
でも、私としては3週間くらいの引継ぎでしたが、結構早くなれた記憶が
あります。

営業事務は他の事務職とは異なり、電話やメール、ＦＡＸでの受発注が
売上につながるし、その分自分のスキルが上がります。だから私のように
40代でも契約社員につけるのです。

引き継ぎのノートがあるならそれを見ながら教わり、同時に殴り書きでも
よいので自分でメモし、それを落ち着いてから整理します。発注が毎日
あるところもあれば、突発的に一年に２～３回のこともあり、それらすべてが
引き継ぎの間にあるとは限らない。それは会社もわかっています。いくら
丁寧な引継ぎを受けても、自分で最低１か月やらないと把握できません。

締日が会社によって何回かあるにしても、１か月の流れが把握できると、
前もって準備しておけることもできてきます。そうこうするうちに、一年の
流れが分かってきますので、せっかく就職難の現在営業事務につけたの
なら、あなた自身のスキルを上げると思ってやってみては？伝票の間違い
なんて誰にでもあります。間違えたら直せばよい。得意先にも仕入れ先にも
「お互い様」ってわかっていますよ。そのうちに自分のオリジナルのマニュ
アルを作っていける余裕ができてきます。

営業事務に求められるのは、事務処理能力というよりコミュニケーション
能力です。今何かやっても中断し、優先する突発的なクレームや注文に
対応したりする臨機応変さ、営業マンが8人もいて大変ですが、それぞれの
大口の顧客のためにやっておいた方がよいことなど、相手に立場にそった
対応、です。入力やファイリングなどは、そのうち馴れます。エクセルで
そんなにややこしいことを使うなら、誰か社内に詳しい人がいるでしょう。
だいたい基本操作でいけますよ。

今前任者のいるうちにしておくべきことは、業務の全体像を把握し、営業マン
の性格や人間関係の把握です。あなたができる限りの努力をすれば少々
伝票が遅れたところでフォローしてくれるのでは？私なんか、初心者のくせに
早く前任者が辞めて、自分で一人でやりたいと思っていました。机の中も
整理し、右は仕入れ関係、左は売上関係と分け、自分がいなくても見やすい
ようにしていたら、できることは営業マンが自分でやってくれたりもしましたよ。

営業事務だけでなく事務職が派遣に移行する会社が前から多い中、よい会社
だと思います。ぜひスキルを上げてください。お互いにがんばりましょう！

Answer 2

他の人が全く分からないって事はないと思います。

もし、退職される方が（在職中に）突然入院した場合、会社が何がなんでも病院から出勤しろとは言いませんよね？誰かが代わりにやらなくてはいけないんです。

私がそうでしたf^_^;出勤途中に怪我をし40日以上休みましたが、代理はいました。

まずは必ず覚えておかないといけない事をマスターし、分からない事があれば周りに聞く事です。

何回も聞いてしまうようであれば、何回もゴメンナサイと素直に謝罪しましょう。

アレもコレもと中途半端に覚えようとするから、パニックになってしまってるんだと思います。

Answer 3

上司の方か採用担当の方に 心配な点を具体的項目で相談されるのがよいと思います。

二週間後に 困るのは会社です。
何か手を打ってくれる(回りのサポートとか)と思いますが、いかがでしょうか。

ご参考になれば幸いです。