仕事の情報管理に、いつも困っています。何かいい方法があればと思います。

Question

仕事の情報管理に、いつも困っています。何かいい方法があればと思います。管理職をしていますが、報告も多く、自分の仕事も、年々増えています。そんななか、情報管理がどうも不得手で、後手後手に回っている気がします。

アイフォンや、手帳活用などおすすめの情報管理術があれば教えてください

Answer 1

情報管理、というのが大きすぎてわかりにくいですが、総合的に、ということで話してみたいと思います。

【スケジュール管理】
いくつか方法がありますが、まずは毎朝確認する習慣をつけることが大事です。
私の場合、自分のiPhoneには子どもの行事などプライベートに関するものと、出張などの自宅を離れるものをいれています。
職場では、自分のデスクマットの下に3ヶ月分のカレンダーを入れ、そこに仕事の全てを書き込んでいます。あと、部署に関するものは些細なことでもホワイトボードの予定表に書き込み、全員で確認できるようにしています。

【実行確認】
これは、何がいいかはずっと悩んでましたが、部署の全員にto do、実行確認リストを作成させ、なにが残っているか、何を優先させるかを考えさせています。iPhoneなどでやりたい、という者もいましたが、業務資料なのと他者が確認できない、ということでA4の紙にリストを書き殴れるようにして、各人の机上のブックエンドなどにおかせています。

【仕事の情報】
100の資料のなかから1〜2の情報が生まれる、といつも言っています。いくつか案件をかかえているのであれば、透明のビニールファイルに案件名の書いた紙をはさみ、関係する資料はそこに入れていくようにします。案件を共有する同僚に対しては、定期的にそのままファイルを渡し、お互いの資料での情報共有をはかります。

案件にもならない、聞きかじり、ということがたまにありますよね？そういう時のために、見開き一週間のA5〜B6サイズの手帳を用意して、聞いた話などを聞いた日に書き込むようにしておきます。あとであの時…というときに思い出すためです。

【会議のあと】
会議のあとは、必ず資料の整理、情報、指示の共有のためにその日のうちに部署でミーティングをします。
そのミーティング中に、ホワイトボードやto doリストに書き込ませるようにします。あと、先ほどの手帳にミーティング中の要点だけでも記入します。

…以上までが小さな部署の長で3年やった私の経験ですが、iPhoneなどの電子機器の場合、よそ様の職場では電子機器の持ち込み禁止、他社との会議では使用禁止の場合が多いので、手帳の使用をお勧めします。
あとは、毎日の確認をくせつけることだと思います。