事務の仕事でミスを減らす工夫はどんな事をしたらいいですか？

Question

事務の仕事でミスを減らす工夫はどんな事をしたらいいですか？今、契約書類作成の仕事を手伝ってます。
書類作成に対する細かい決まり事があり やたら細かくチェックされます。

たくさんの書類を見て確認しながら文字を入力していきます、結構ミスが多いです。
そこで事務の仕事を行っている人達は、ミスを減らすためにどのような工夫を行っているのでしょうか？
いろんなやり方を教えてください。

ちなみに以前 事務処理の適正検査を受けたことがありますが。
結果はかなり著しく適正がなかったです。

著しく適正のない人でもミスを減らすやり方が知りたいです。

補足

皆様、回答ありがとうございます

tosh3643さん
『 自分のミスによる影響 』についてもよく考えてみたいと思います

kan39pan39さん
『 思いこみ 』が影響しているのですね
時間を置いて見直ししてみようと思います
「ミスを減らそう」という意識は持たないようにしたいと思います。

akipon9973さん
『 すべてにおいて根拠を明確にする事 』ですね
理解してるとミスも減りそうですね
書類の内容についても理解を深めるよう努力したいと思います

Answer 1

契約書類作成って相当大変な仕事ですよね、誤りがあると契約の内容も危ぶまれますし。

私は今はウエブ関連の仕事をしていますが、以前は事務職もうやってました。
事務処理とはいっても幅広いものなので、共通するのは
淡々とした作業でも苦にならないか、大雑把な性格は向いていない、
キーボードのタイプミスが多い、伝達能力も必要。

ミスしがちなところに印をつけたり、前に間違えた書類をコピーして見本としてデスクのそばにおいたりしていました。郵便局や銀行にあるような「記入の見本」みたいなものです。
契約関連でのミスとなると…関連本を読んだり、自分がミスしやすいルールブックを手作りで行なうなどするのもいいかもしれません。

１度目間違えたら、すぐメモなどをとる。
次に同じ作業が発生したら、メモで確認してから提出するとか。

要はダブルチェックですね。

Answer 2

仕事上のミスを減らしていくお気持ちがあれば色んな方法や習慣づけが考えられます。
でもその前に、
どうしてチェックされるのかという辺りから考えて貰えれば良いかと思います。
上がってくる書類、上げる書類。事務に携わる方の上下左右（周り）には様々な働きがあり
正常に巡ってこそ商いが成立しているはずです。
下請けの希望と約束事が上がって、それを顧客の希望に叶うように構築していくのが顕著な例ですが
それにスピード（鍛錬）とホスピタリティ（誠意）が足される形が良い商いです。

要は、その１つのミスによって全体にどう影響していくかの危機感とそれに対応する責任感があれば
方法は自ずと付加されるものに過ぎないことを理解されるかと思いますよ。

Answer 3

ミスは誰でもします。
完璧に出来ないのが人間です。
しかし、その後の処理をいかにするかが問われます。

ミスの多くは、自分の思い込みによります。
あなたが小学生の頃作文を書いたと思いますが、今読んでみるととても面白いことに気がつきます。
そのときは、それでいいと思ったはず。

思い込みを無くすためには、文書作成後、２時間後(３０分後以上)にもう一度見直してみてください。

ミスを減らそうと意識すると、ミスはドンドン増えていきます。(舞台の上で緊張しない、上がらないと思えば余計に緊張するのと同じです。)

Answer 4

作成する書類の体裁、文章の構成、文言の一字一句にいたるまでその根拠を明確に理解すること、かなぁ。

事務（ことに法務関係）は、文字が一つでも違ってたらいけないですね。注意する、というのは限界があると思います。いくら注意しても、気づかなかったら完全に見落としちゃいますからね。
作成するときに、一発で完成させる勢いでつくる。出来上がったら、「第三者の目」風に見て、あら捜しをしながら見直す、というのはどうでしょうか？