事務所でできる改善提案。実際に皆さんはどような改善提案をしていますか？事例を教えてください。

Question

事務所でできる改善提案。実際に皆さんはどような改善提案をしていますか？事例を教えてください。
職場で改善提案を提出するように言われたのですが普通の事務員でもできるような改善がありましたら教えてください。

補足

すみません。説明不足でした。別に今大きな問題があるとかではないんです。ですので改善提案を提出しろと言われてもどこを改善したらいいのかわからなかったので皆様の事例を参考にさせて頂きたいと思い質問しました。

Answer 1

改善提案と聞くと節約に関する提案が多いと思いますが、視点を変えて【業務フローの効率化】言い換えるならば【仕事にかける時間の節約】を意識するといいアイデアが浮かぶと思いますよ。例えば
・今まで紙に判子をもらってた承認経路を早めるために電子承認にする。（メール、データベース等を使用）
・無駄と思われる（意味の無い）承認事項を無くす。（決定権を部下に付与する）
・紙ファイルの電子データベース化。検索機能の付加（紙ファイルのままでもインデックスを付けたり、棚のファイル陳列順序を変えて探しやすくするだけでも十分な効率化になります）
・社員の予定を共有する（イントラネット上での予定表、典型的なものではホワイトボードに予定一覧を記入するなど）
・電話の取次ぎの手間を無くすため、各人の固定電話を携帯へ転送する。

などなど、、、

要は自分が仕事をしていて、面倒くさいとか不便と思ったことを素直に「こうしたら楽なのに」と提案すればいいのです。
技術系企業が行うQCサークルや、シックスシグマも発想はまったく同じですよ。予測される改善結果を時間やお金で換算して「これだけ改善できます」と提案すると見栄えがいいですね。。。

Answer 2

大きな問題がないのでしたら、事務員が提案できる業務の改善は「節約」と「清掃」くらいです。

トイレ、会議室など電気をこまめに消す
→いっそ話題のＬＥＤに切り替える
→どっちがお得か試算してみる

ＦＡＸやコピーは裏紙を使う
→みんなで決まった場所に決まった向きに入れる等ルール作りをする
→コピー用紙も漂白されてない安い用紙に切り替える
→メールなど全社あげて極力紙を使わないツールを使用する。

使う予定のない応接室・会議室のエアコンを切る
→来客などで使用予定があるなら事前に入れるようにする
→来客スケジュールの連絡の徹底

清掃業者をやめる
→掃除当番を決める（これはちょっと大変）→委託する範囲を減らして自分のデスク周りは自分でする

玄関前、会社の美化
→花壇に花や廊下に観葉植物を置く→美観や癒しの効果→世話の問題
→会社周りのゴミ拾い

禁煙・分煙の提案等などですかね。
営業的な提案でないのならこんな感じの事を求められてるんだと思います。
まずは自分の席から周りを見渡してみてください。きっとなんか見つけられますよ。

Answer 3

事務職をしていますが、昼休みは事務所内の電気を消してます。

エアコンの温度は27度に設定、帰る際にはコンセントを抜いておく、コピーは裏紙を使用。

思い浮かんだ事を言ってみました。

Answer 4

・蛍光灯の間引き

・休憩時間中の蛍光灯消灯

・エアコンの温度設定

・ミスプリ等の裏紙使用

・持込ゴミ（コンビニ弁当やペットボトル等）の持ち帰り

・書類の電子化（連絡事項や社内掲示物等）

などなど・・