事務職で仕事をはじめましたが名刺のやり取りがよくわかりません。 今まではずっと販売、接客業でした（正社員とバイト）…

Question

事務職で仕事をはじめましたが名刺のやり取りがよくわかりません。

今まではずっと販売、接客業でした（正社員とバイト）。メーカーの営業の方がきて名刺を受け取ることはありましたが、基本的に自分あてにきた人以外の名刺は受け取りません。
というのも客数が一日千～万くるところで、一般のお客様を接客してるか、両手荷物でふさがったまま店内やバックヤードを駆け回るハードな仕事だったので…

マナー本は読んでるのですが、わからない事があります。

来客された方が名刺を差し出してきて｢こういう者ですがＡさんはいらっしゃいますか｣

ときた場合、そのＡさんが同じ部屋内にいた場合は
そのままその社員にお客様がきたことを伝えるのか

それとも名刺を私が一度預かり５メートルくらい先にいるＡさんに渡すのか…

どうすればよいのでしょうか？基本的な事だとは思いますが、わからないのです。教えて頂けると助かります。よろしくお願いします。

Answer 1

正解かどうか分かりませんが、私の対応の仕方は、後者です。

お客さんに対して 「お名刺をお預かりいたします」 と告げて、一旦名刺をいただき、それを持ってＡさんのところに行き、「こういう方がいらっしゃいました」 と言って、預かった名刺を渡しています。

理由は、お客さんの名刺を見せれば、会社名、役職、氏名 を間違いなくＡさんに伝えられ、Ａさんは適切な対応がとれるからです。

Answer 2

kanasnoo32さん こんにちは。

日本では名刺は当事者間で交換するものですから、代わりに受け取ることはしない方が良いと思います。もちろんケースバイケースですし、上の人が、あなたにどれくらいの権限移譲をしているかにもよりますから何とも言えません。

Aさんにしても、面会したくない来客があるかもしれず、心の中では「こんな客、いちいち取り次ぐなよ」などと思っているかも知れません。ですから忙しくない時に一度、「アポ無しでこういう業者さんが来た時はどうします？取り次ぎますか、それとも止めておきますか、あるいは名刺だけもらっておきますか？、アポありだったら取り次ぎますよね」などと場合に分けて打ち合わせや相談をしておけば良いのです。

対応ですが、Aさんが同じ部屋で、近くに居るのでしたら、来客に「はい、少々お待ちください」と言って、Aさんに「Aさん、お客さんですよ」と大きめの声で伝えれば良いだけです。

わざわざ名刺をもらってAさんに取り次ぎするのは、私は来客に対して失礼になる可能性があると思います。

Aさんが同室内に居ても、遠くで声が聞こえないか、聞こえ辛い場所に居る場合は、名刺は受け取らずに、「はい、少々お待ちください」と言って、Aさんを呼びに行けば良いでしょう。

ご参考まで。