海外出張の自己都合による取りやめに掛かるキャンセル料金の自己負担について

Question

海外出張の自己都合による取りやめに掛かるキャンセル料金の自己負担について仕事で海外出張に出る予定でしたが、急遽体調不良により、出張３週間前に他のスタッフと交代してもらいました。
しかし、既に出張日から逆算して１か月を切っているという理由から、飛行機の予約等一旦全部取り消し作業が入るという事で、キャンセル料金が20％掛かると旅行ｋ代理店から言われました。
海外出張のキャンセル料金なので約４万円程掛かります。上司が財務と人事に交渉してくれたのですが、
自己都合により発生したキャンセル料金は医者の診断書が出たとしても全額自己負担と言われ、その請求がありました。

普通こういう場合はやはり全額自己負担となるのでしょうか？

Answer 1

常識的に考えれば、おかしいと思います。

雇われて働く場合にはその前提として、業務上の費用は会社が負担することになっています。業務にかかる費用に関して、それがどのような性格のものであれ、個人で負担するのはおかしいですね。

行けるのに行きたくないから行かない（作為的な業務不履行）といったようなキャンセルであれば、罰金としてあなたからキャンセル料相当額を徴収する場合もあるかもしれません。でも、体調不良などの不可抗力であれば、そうした罰金的な適用は違法です。

会社側は、旅行代理店から請求されるキャンセル料を経費として計上し、税務申告するはずです。つまり、その分の課税を免れるわけです。
あなたからの罰金がどういった経理処理になるのか。もし本当に徴収されるなら、きちんと印紙付で領収書を請求していい性質のものです。
そのあたりの税務面での処理を追求してみてはいかがでしょうか？