給与担当です。 今までは交通費が定期の人も定期ではない交通費x出勤日数で支払っていました。しかし会社から見ると無駄にな…

Question

給与担当です。
今までは交通費が定期の人も定期ではない交通費x出勤日数で支払っていました。しかし会社から見ると無駄になりますので、これを定期代で支払う仕組みに変えたいのです。月末締め、翌月払いですが、どのような運用が適切でしょうか？定期を購入した時点で定期を見せて貰って1ヶ月で買った人なら、また1ヶ月後に確認。6ヶ月分を買った人は6ヶ月後に確認する、という感じでしょうか。

本当は定期を買っているのに「定期を買ってない」という人は、定期を買うべきである旨を伝え、1番安い6ヶ月分での支給とすると不正防止になるでしょうか。しかし定期を買うのは業務時間外なので強制はできなさそうに思います。皆さんの会社ではどうされていますか？

Answer 1

領収書を提出させ、提出日のあと直近の締め日で精算する。
「その都度切符を買っている」という人は、本当は定期券を買っていて差額分を不正受給している疑いがあります。
期限を決めて「○月○日までに申告がないときは、会社で設定した経路で定期券代を算出します」と、定期券の購入を促す。
上記を社内規則に盛り込んでおくことも忘れずに。

Answer 2

企業によって判断は色々あると思いますが
多くの企業では最長期間の定期代を支払う所が多いと思います
6ヶ月の所が多くたまに3ヶ月しかない交通機関もあります
6ヶ月分最初に支給したり毎月にわけて支給している所もあります
定期は買う買わないは関係なくその人の通勤に必要な区間の定期代を支払えば問題ありません