経理初心者です。会計ソフトに入力する前の準備について教えて下さい。 .

Question

経理初心者です。会計ソフトに入力する前の準備について教えて下さい。
.会社の経理で、入出金伝票と現金出納帳を使用しています。以下のような手順で処理するように指示されています。会計ソフトに入力する前に、まずレシートと入出金伝票を照合し、次に現金出納帳と入出金伝票を照合しています。これらのチェックが終わった後、伝票を見ながら会計ソフトに入力しています。

そこで質問です。レシートと現金出納帳を直接照合する方が効率的だと思うのですが、なぜ2回に分けてチェックを行うのでしょうか？また、一覧になっている現金出納帳ではなく、伝票を見ながら入力する理由は何でしょうか？

Answer 1

かなり非効率に思えますし、転記ミスも発生しやすいですが、それが会社のやり方なのでしょう。
よっぽど暇なんでしょうね。

私の会社はいちいち入出金伝票など書きませんし、現金出納帳もありません。
レシートを見ながら会計ソフトに入力したら、現金の元帳が現金出納帳みたいになりますからね。

現金出納帳を作成するのは、例えば営業所の事務員が小口現金だけ扱っているような場合です。
営業所の事務員は会計ソフトに入力できませんから、現金出納帳を本社の経理部に送って入力してもらいます。
これまで勤めた会社はそんな感じでしたよ。

Answer 2

効率的とか全く考えていない、その会社の手順なので従うしかないです。

会計ソフトも色々あるでしょうから何とも言えませんが、
１番効率的なのは、
レシートから直接会計ソフトへ入力
↓
・伝票(または、「現金」勘定を指定して仕訳一覧表)のアウトプット
・総勘定元帳のうち「現金」勘定(現金出納帳と同一内容)だけをアウトプット
↓
現金帳簿残高と実際有高を調べる
これで、現金管理は終わりです。

元はひとつなので、目視によるチェックは不要です。

会計ソフトよりも人の方が優れていると信じ込んでいるから時間をかけて効率の悪い仕事をしているのだと思います。
或いは、効率良く働くと３時間くらいで１日の仕事が終わってしまうので無理に時間潰ししているのかも。

疑問を持たずに、我慢するのも賃金のうちと割り切って時間潰しをしましょう。

Answer 3

回答させていただきたいのですが、実務に就いたことがなく、憶測が混じることをご了承ください。間違い等あれば申し訳ありません。

まず、経理がすべきことを事実を会計に記録することです。その事実を示すものがレシートや伝票になります。伝票は経理が切るものだと思いますので、内部証拠的な度合いが強く、本来であればレシートが信頼しうる事実に最も近い証拠といえます。ただ、おそらく経理で保管しておく証拠は基本的に伝票の方になると思います。見やすさ等の関係でレシートよりも伝票を会計根拠として残しておきたいのかもしれません。それらの証拠に間違いがないようにレシートで経理が「実際に出金があったのか」「その出金に相当性があるか」を確認しつつ伝票を打つことで他部門の活動をチェックします。また、会計処理の根拠となる伝票が間違いのないようレシートとの照合し、その伝票と作成すべき帳簿である現金出納帳との照合も行うことになるのだと思います。

長々と説明してしまい申し訳ないです。