今年から訪問看護ステーションに勤めている看護師です。 会社で訪問看護の記録管理システムに『看護のアイちゃん』を使用して…

Question

今年から訪問看護ステーションに勤めている看護師です。
会社で訪問看護の記録管理システムに『看護のアイちゃん』を使用しています。毎月の報告書、計画書もこちらで作成出来て、Excelダウンロードも可能です。
しかし、Excelに落とした後レイアウトを調整して印刷しなければならず、毎月スタッフが大変な思いをしています。
利用者さんによっては内容が長くなることもあり、Excelでみると内容が隠れてしまっていたり、横幅もいちいち直しており、効率がとても悪いです。
会社のスタッフはそんなに多くないので、1人で10〜20人を担当し、休日も作業しないと間に合いません。

システムは外部のものなのでこちらがいじることも出来ないのですが、やはりシステムの管理会社に改善を依頼するしかないのでしょうか？

あまりパソコンに詳しくないのですが、Excelの方で何か対策や出来ることあるのでしょうか？

Answer 1

もし、ファイルを提供しても問題ないのでしたら

Excelに落とした後 ⇒ ビフォア

レイアウトを調整して ⇒ アフター

ビフォアフターを一つのExcelファイルにして、
そのファイルを「ギガファイル便」などを利用して
アップロードしていただきます。そして新規に質問を
立ち上げれば、誰かが作ってくれる可能性もあります。

Answer 2

とりあえずスゴく一般的な回答ですがしておきますね。

ひと手間増えて面倒ですけど、印刷するときに直接プリンタに印刷するのではなく、一度PDF形式のファイルに印刷という形で出して、それを再度印刷するというやり方で改善できないでしょうか？
もう確認済みでしたら申し訳ございません。

Answer 3

アイちゃんから出てくる形式が一定（列数・行数が変わらない）なら、印刷用にシートを整える仕組みを一回作って使い回すことができると思います
マクロを使う・パワークエリを使うなどが考えられます

A列の横幅を○○pt
B列の横幅を○○pt
3行目の文字数が○以上だったら行の高さを○○pt
というような印刷用の設定を決めて、
決めた設定を書いて、マクロを作ってもらえませんか？という質問を新たに立ち上げたら誰か作ってくれるかも

システムの管理会社がやってくれるならそれが一番いいです
専門家が責任持ってやってくれると思います

Answer 4

＞やはりシステムの管理会社に改善を依頼するしかないのでしょうか？
それが一番こちらの手間が無くて良いと思いますが、あとは費用の問題でしょうね。

＞Excelダウンロードも可能です。
どの様なフォーマットで出力されるのか分かりませんが、こちら側でフォーマットを決めた別エクセルを用意して、マクロでボタン一発で転記と言うのが一番費用的には安く上がるでしょうね。