TEAMSって、使いにくくないですか？ 今までTEAMSを使っている職場が少なく、最近になって よく派遣先でTE…

Question

TEAMSって、使いにくくないですか？

今までTEAMSを使っている職場が少なく、最近になって
よく派遣先でTEAMSを使うところにあたるようになりました。メールが異常に多い仕事だと、チーム同士の連絡はなるべく
TEAMSで連絡して、それ以外はメールで・・・
みたいなところが多いのですが、（メールの数は確かに減りますが）

TEAMSの悪いところって、
忙しくてみていないと、どんどんメッセージが流れていってしまって、
うもれちゃうことです。

何十人もと、TEAMSでやり取りしていると、
こっちのグループ、あっちのグループ、とめどもなく
メッセージが入ってきて、一度さっと内容に目を通して既読にしたところで、
全てを一度に処理しきれない。

優先順位をつけて処理するにしても、板が異なるメッセージで同時進行だと
情報の管理がしにくいです。

一度読むと既読は消えるし、メッセージははるか遠くまで
どんどん流れてしまって、処理済／未処理の情報がいりまじってしまい、
情報の管理が、逆にしにくくないですか？

返信するにも、はるか遠くまで流れていってしまったメッセージをみつけて、
それに対して、●●終わりました！ とか報告しづらい。
時にはメッセージが入りすぎて、元の依頼メッセージをみつけるのが一苦労。（笑）

その点、メールの時は、
たとえば、沢山依頼が同時に入っても、
●処理が終わったもの⇒受信トレイから、各プロジェクトフォルダへ移動
●まだ対応が終わってないもの⇒あえて受信トレイに残しておく

とか、こうしておくと、依頼が多すぎて対応をしそびれてるものが
受信トレイに残っているので、忘れてた！ってのがなくなって
情報管理がしやすいです。

また依頼が多すぎる時は、
先に受信したほうを優先的に先にやるとか・・・
メーラーのほうが一覧にして見やすいような気がします。

迷惑なのが、チームでフォルダへ自動振り分けするように
はじめから固定されちゃっているようなメーラー。
勝手にフォルダにいれらちゃうこと。

いちおうTEAMSも、プロジェクトごとにメッセージの板を
わけられるので、何のプロジェクトか？によって、
メッセージを入れる板が違うから、同じプロジェクト全体の流れを
おってゆくには、良い点もあるのですが、

同じプロジェクトの中でも、
AさんからBさんへ依頼のメッセージ
CさんからDさんへ依頼のメッセージ
とか、自分に関係ないメッセージが沢山入るので、
自分に関係がある部分は、どんどんはるか遠くまで流れていってしまいます。

そして同時にいろんな部署からの依頼があると、
メッセージの存在をうっかり忘れてしまっていたりします。

こういった使いにくい点をカバーするために、
TEAMSの使い方を厳格なルールであらかじめ決めておいて、
上手な使い方をしている職場もありましたが、
逆にガンガンバラバラに使いすぎて、
ぐちゃぐちゃになっている職場も多く、使いたくなかったりします。

特に、個人ごとの連絡用の板が多すぎて、
一画面に表示しきれない板の項目が多すぎて、
新規メッセージはアラートで気がついても、
その板を出すほうが大変みたいになってしまい。

他の職場の人たちはどうなのかなぁ？
って思って聞いてみたいです。

あと、TEAMSの中で、自分あてにきたメッセージだけを
あえてOUTLOOKにメールで飛ばすってことは、できるんでしょうか？

自分に関係ないメッセージもどんどん入ってくるので、
※今は、自分宛のメッセージだけコピーして、自分用のチャット画面に
はりつけてるんですが、それも多くなると、優先順位を決めて
メッセージの順番を並べ替えたりできないので、とてもやりにくいです。

上手な使い方をしている人がいましたら、アイデア教えて下さい。

Answer 1

確かにメリット、デメリット有りで、よく分かります。だからメーラーとTeamsは使い分けして欲しいですね。メーラーだと「お疲れ様です」など枕詞的なものが必要ですがチャットだと不要なので安易にメーラーとしても使われているのが現状で、またチャットで事足りるのでメーラーは見てくれない事も増えてます。でもチャットは貴方の言う通り、履歴が探し難いし添付ファイルが複数有る時などは面倒なのですが、Teamsのチャットで「メーラー(製品名)で送信しました」とメッセージを飛ばし、メーラーからの返信をもらうようにしている現状有りです。

Answer 2

マイクロソフトだから仕方ないです。ですますしかありません。