入力作業の効率化？どうすれば？ 転職したばかりの会社で担当している仕事内容について、なんかもっといいやり方がある気…

Question

入力作業の効率化？どうすれば？

転職したばかりの会社で担当している仕事内容について、なんかもっといいやり方がある気がする…！と日々思いながら働いてますけど、パソコンの知識などなく、良い案が思い浮かぶわけでもないのでとりあえずやってます。

何か上司に提案できるようなアイデアが欲しいと思い質問しました。

仕事内容→商品を購入してくれた方の入力作業(配送先住所や電話番号など)
約1000口ほど。受付開始から締め切りまで約3ヶ月の期間、申し込みがくるたびに入力していきます

・申し込み方法は、FAX・メール・電話など様々。(FAXが一番多い)
・メールで来たら印刷してファイルに綴じる
・電話の場合も紙の注文書に書き写してファイルに綴じる
・それを見ながら住所や名前などエクセルに一個ずつ手入力。
・店舗ごとの合計数を、スプレッドシートに入力し、ドライブで共有する

すべてが非効率な気がしますが、
特にエクセルに入力したものを、またスプレッドシートに入力することが面倒すぎます
エクセルを見れば店舗ごとの合計数も書いてあるのに・・

HPからの申し込みにできないのか？？とも思います
そうする場合、システムを導入するには色々大変なのでしょうか？金銭面や技術など・・
お客様は年配の方が多いため、難しいのでしょうか。

説明が難しいですが、いつもこの作業をするときはデスクが紙だらけで、このメール印刷したっけ？！みたいなこともあり、ミスが起きないほうがおかしいくらいの仕組みだと感じます。

それともこんなことは普通なのでしょうか。
事務仕事は初めてで戸惑います！

こんな分野？に詳しい方、
改善法や、こうしたらいいよ！など・・
なにかいいアドバイスあればお願いします。。

Answer 1

エクセルとスプレッドシートを重複入力は無駄の極みですね。
スプレッドシートに一本化した方がマシです。エクセルに統一する方法もありますがせっかくドライブ共有出来ているならスプレッドシートを使う方が効率的です。

ちなみに顧客がパソコン入力してくれるならGoogleフォームを使って、スプレッドシートに紐付けしておけば入力工数はゼロに出来ます。
手書きで来るファックスからの転記はOCRやAIである程度自動化は出来そうですがシステム費は高いでしょうし効果も限定されるんでオススメは出来ません。

Answer 2

一番手っ取り早いのは、ExcelVBAでシステム組めば？
メールなら定型化させておけば、VBAで読み込める。
電話なら画面入力させる。
FAXは文字認識ソフトでしょうけど、費用は掛かる。
スプレッドシートってGoogleのですか？
Excelファイルを読み込めばいいのでは？
スプレッドシートに読み込むようにVBAで組んで。

自分の感覚だとありえない状況ですね。
完全システム化でもそんなにややっこしい話ではないように思えますが、当然SE/PGじゃないと難しいでしょうね。
SE/PGから見たらちょろいシステムで行けますが。

Answer 3

最初に入力をすれば他のソフトにも
反映させられます

うちの会社も何度も入力をしていましたが
そのシステムにしたらグンと楽に
なりました

あとは郵便番号入れれば住所が出てくる
ような設定なども効率上がります
システムが無理でも
郵便番号で住所が出るサイトを利用
すれば少しは早くなります
https://map.goo.ne.jp/postcode/

古い会社はシステムも古いんです
でも改善はいつかしないと追いつけません
今しないともう会社がやっていけなく
なるかもです
頑張ってください

Answer 4

システム的には大したことないですよ
データベースを導入して一括管理すれば良いだけです。
最初の入力は必要ですけど、あとは検索などで名寄せすれば省力化できます。

ただ他の一緒に働いている人はどう思うかですね。
急激な変化は実際にはデメリットも多いのでまずは試行をしないとね
まずは自分で出来ることをやって他の人に評価してもらうことからですね
理想を空想することは誰でも出来る大したことではないです
そこから現実プロセスに落とし込む作業ができなきゃお金動かせないとね。