来月から在宅で電話受付オペレーターの仕事をする事になりました。 数年ブランクはありますが、過去に通信販売などの注文…

Question

来月から在宅で電話受付オペレーターの仕事をする事になりました。

数年ブランクはありますが、過去に通信販売などの注文や問い合わせ対応のオペレーター経験が10年ほどあります。今までの仕事は全て決まった会社宛(一社のみ)の電話受付でしたが、今度の仕事は様々な企業の電話受付を行う為、かけて来た人の社名や名前、誰宛の電話なのかを着信する度に聴き取る必要があります。

上記3項目を聴き取らないといけませんが、一度聞いただけで覚える(メモ)事に自信がありません。
効率よく聴き取り対応するコツがあれば教えてほしいです。

Answer 1

よく分かります。
それに部署名が加わると益々焦りますよね。
まず、自分が所属している会社の方々の部署名、名前を覚えましょう。
社内データが閲覧出来るようでしたら、紙ベースで手元にあると安心です。
また、先方の主要企業名も教えて貰うといいですね。

ご質問のコツではないのですが、
入電したら、PC上で履歴が残るように入力します。ソフト、アプリは何でもいいです。同時入力が難しいならペンとメモ用紙でも大丈夫。
何れも日付、ご先方の名前、繋いだ先、簡単な要件は残しておきましょう。
これは自分に対する保険です。
トラブルになった時のね。
そんなこんなで、大体覚えてしまうでしょう。

わからない、聞き取れないときは素直に聞きかえすのが一番の近道だと思います。クッション言葉を駆使して。
誠実さは必ず伝わります。
ミスしないことが信用に繋がります。

頑張ってね！

Answer 2

一度で聞き取ろうとするのを辞めたらいいです。
「恐れ入りますが、御社名をもう一度教えて頂いてよろしいでしょうか？」と言えばいいだけと思っていれば楽です。