在庫管理について相談です。 棚卸しの時に必ず差異が発生します。 差益よりも差損のほうが多いです。

Question

在庫管理について相談です。

棚卸しの時に必ず差異が発生します。
差益よりも差損のほうが多いです。原因として考えられるのはお客様のところに機械の修理に行くのですが、その際部品在庫を持ち出します。
①持ち出しで返却のし忘れで紛失
②部品を使用したが在庫の引き落とし処理のし忘れ
③部品を使ったが部品を使ったことを忘れて、使用部品の請求漏れと引き落とし処理のし忘れ
あたりだと思います。
社員は10人ほどで、基本一人で行動しているため、誰がどの部品を持ち出しているか簡易的なメモをとるようにしておりますが、これでもやはり差異が減少せず平行線のままです。

そこでＩＣタグの導入を考えておりますが、
実用されている方、実用性される前と後で作業性の向上や在庫管理の運用は楽になりましたか？

当方としては、例えば部品を持ち出すときに部品を読み取り記録→帰社後、その部品を使用したら使用の処理、使用しなかった場合は棚に戻す処理、これらをＩＣタグを導入することにより管理することはできますか？
持ち出したまま未処理の部品がある場合、それらを一覧で確認することをできたりする機能はありますか？

Answer 1

>棚卸しの時に必ず差異が発生します。
差益よりも差損のほうが多いです。

普通はそうですよね。
増えるはずが有りません。
増えるなら、一体何処から持ってくるのか？
担当者が前期持ち出した物を、今期になって黙ってそーっと戻した以外は、数え間違いです。

そもそも何故、
①【出庫記録表】を書かないのか？
②【修理記録表】に使った部品を書かないのか？

①会社を出る時に、刈り払い(使うか使わない分からない)として、部品を持ち出す時、棚の所に【出庫記録表】を置いといて、それに記録してから持ち出す事にすれば良いだけの話。
毎期の棚卸しで、幾らの棚卸し差損が発生しているのかをリスト化し、上司に報連相します。
＂毎期こんな金額の差損が発生していますので、棚の前に【出庫記録表】を置いて(壁に貼り付け)おきますので、必ず記録するようにお願いして下さい。＂…と。

あの大手飛行機会社では、毎日の飛行機の点検に使う工具でさえ、毎日朝に保管倉庫に取りに行き、身分証明をみせて記録し、必ず終業後には必ずまた返却リストに記録しなければなりません。
工具類だけで何千点も有りますが、無くなるなんて事はあり得ません。
目的は棚卸し差損・益の為にではなく、安全管理の為にです。
それすら出来ない会社はどうなんでしょうね。
もしかすると、担当者がそれをネコババして転売しているか、修理代金を誤魔化して横領しているとか、そんな風に勘ぐってしまいます。
痛くもない腹を探られるぐらいなら、キチンと「出庫記録表」に書けば良いと思います。

②それともうひとつ、修理は有料なのか無料なのか？
一般的には保証期間内なら無料でも、保証期間が過ぎたら有料ですから、そこで請求書(修理見積書)を出す時は、修理に使った部品や材料なども必ず記録して請求しますから、それを見れば何を何個使ったのかは分かる筈ですから、そこで確認すれば、誰が何個使ったのかも分かります。
その結果が帳簿残数(金額)なので、必ずりんくさせなけらばなりません。

この2点を仕組みとして遵守させれば。

注)ない事がないのは、棚卸し時の数え間違いです。
これはそれなりに有ると思います。

Answer 2

自分の会社も倉庫業をやっていたが、パソコンやタグもテストしたが、手書き管理が一番だという結論に達した経験がある。
物品持ち出しには、持だし書を自分で手書きさせること。
ようはモノ持ち出し書をどこで管理するか次第で、最終的には事務所になると思うが、自分の会社は従業員用の休憩所、連絡掲示板、に手板版に挟んで吊るす。
自分の名前が書いてあるから、終了したら自分で事務所にファイルする。これを手間だが作業員に最後まで責任を持たせることで、客から預かった大事な商品の差異が一切なくなったし道具の紛失も全くなくなった。名証上場会社ですよ。