製造業の在庫管理、棚卸し作業について質問です。

Question

製造業の在庫管理、棚卸し作業について質問です。前任者が異動のため、私が事務作業を引き継いでいるのですが、前任者はエクセルでの入力、計算と紙に書いた数値を計算機で手計算してダブルチェックしていたみたいです。
私はエクセルでの入力での計算だけで十分だと思っているのですが、世間一般ではどうなのでしょうか？
会社としては、小さな会社なので決まりなどはなく、担当者次第でやり方が違いますので最終的に間違ってなければ問題にはなりません。
皆さんならどうしますか？

Answer 1

入力ミスチェックをされるならよいと思います。

Answer 2

言ってる事が分かりませんが、製造業に限らず【棚卸し】とは、
その名の通り＂棚から下ろす＂で、現物を確認する事です。

私も大手メーカーで、数百億円の在庫管理などして来ました。
製品や材料や部品など数万点有ります。
なのでいちいち毎月の棚卸しなんてやってられません。
じゃあどうやって数を合わせているのか？

あなたの質問からすると、それは
【現品棚卸し】では無く
【帳簿棚卸し】の話だと思いますが、それは
帳簿ですから、＂極端＂な事を言えばどうでも良い事です。
＊極端な話ですよ。
＊確かに合えば良いのですが、製造業の場合は、なかなか現物(現品)と帳簿在庫は合わないのですね。

じゃあどうやって合わせるのか？
それは現品を数えて帳簿に写し換えれば良いだけなのです。
これが原理原則ですから。
だからこれも極端な話、あなたの考え方でも構いません。
合わせるのは、帳簿(計算式)では無く現物(現品)なのですから。

しかし、忙しくて毎月ラインを止めて現品棚卸しをするのは無駄を生みますので、一般的には代わりに帳簿棚卸しで代用している訳です。

そこで、『帳簿が正しく受払いを記録』されていれば、資産(数量や金額)は合って来ます。

逆になかなか合わないのが現物の方なのですね。
例えば
納品数量現品差
数え間違い
行方不明
不良処理ミスや漏れ抜け
他には原価処理ミスなどなど。

あなたの会社の仕組みやシステムがどうなっているのか分からないので、質問の内容で良いのかどうは判断つきません。
それは、
前期末在庫
当期入庫
当期払い出し(出荷や不良処理など)が、正しく受払され記録されていれば、あなたの考え方でも良いと思いますが、それはあくまでも机上論ですから、現物(現品)がそれと同じかどうかは分かりません。

差が有れば、最終的には現物(現品)に合わせるのが棚卸しになるからです。
なのでまず、①机上論の在庫と②帳簿棚卸し在庫の差を比較する仕組みが無いとなりません。

それで合わないモノが出たら、それだけを現物(現品)確認をします。

①机上論の在庫
(前期末在庫+今期生産)-今期出荷=在庫
＊今期生産には不良処理(事故伝票)や製造外出庫なども含む。
こちらは伝票からでは無く、生産計画や出荷計画からの情報となる。

②帳簿棚卸し在庫
(前期末在庫+全ての入庫伝票)-全ての出庫伝票=在庫
＊伝票の入力情報から在庫を計算する。
この場合、転記ミスや未処理などが懸念される。

注)前期末原価と今期に入ってからの原価情報が正しく受払されていないと、現品差となる可能性があるので注意。(数量は合っていても金額が合わない)

Answer 3

たまにエクセルの自動計算がオフになっている場合があったりするので、金に関わる資料、客先に出す資料等のオフィシャルな資料とかは私もエクセル上でダブルチェックしますね。
個人的には仰る通りやり方がどうであれ最終的に間違っていなければ良いと思います。