官公庁で文書を主として携わっている方(または十分なその知識のある方)に質問です。 「規則・令規・規則のような性質を…

Question

官公庁で文書を主として携わっている方(または十分なその知識のある方)に質問です。

「規則・令規・規則のような性質をもつ通達・その他の文書(業務連絡等)」という要は「行政文書」をもってして、部内における決まりごとを定め、周知させているとは思います。

これらによって定められた決まりごとは、「その文書の保存期間が満了した時点で効力を失う」という認識でよろしかったでしょうか？
それとも、保存期間が満了してもずっとその決まりごとは残るものなのでしょうか？ (ある文書をもって「○○については廃止する。」とうたわれて初めて消滅するのか？)

私も現在官公庁勤めではありますが、ここにおいて意見が分かれており、当方の文書担当者もよく分かっていない感じです。

また、可能であれば、その根拠(○○法 第○条の定め 等)もご教示して頂ければ嬉しく思います。

よろしくお願いします。

補足

お二方、回答ありがとうございます。

まさに今のお二方の回答のように当方の職場でも二極に意見が分かれており、「どっちなの？」という状態でして、質問を立てさせて頂いた次第です。

なので、「可能ならば根拠が欲しい(それを出せばみんな一発で納得するので)」ということなのです。

Answer 1

郵便局の元中の人です。

一応仰る通り、決まりごとに関しては文書保存満了後に効力を失うと私も思料します。文書には目的に応じてそれぞれ保存期間が定められているところ、内容によっては、定められている期間以上の保存期間を設定できる（内閣官房行政文書管理規則第７条第１０項）こととされていて、その場合、保存期間内においてある文書をもって「○○については廃止する。」と規定するのが通例ではないかと思料します。

内閣官房行政文書管理規則第７条
職員は、行政文書を作成し、又は取得したときは、文書管理者の指示に従い、 当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
２ 職員は、文書管理者の指示に従い、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物にまとめなければならない。この場合において、職員は、文書管理者の指示に従い、当該行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定するものとする。
３ 職員は、文書管理者の指示に従い、事務及び事業の性質、内容等に応じて行政文書ファイル等を三段階の階層構造により系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。この場合において、別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類するものとする。
４ 文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
５ 部局総括文書管理者は、当該部局の文書管理者が保存期間表を定め、又は改定した場合、遅滞なく総括文書管理者に報告するものとする。
６ 第１項の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。
７ 第１項の保存期間の設定及び保存期間表においては、公文書管理法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされたものにあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
８ 第１項の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
９ 第１項の保存期間の設定においては、第７項及び前項の規定に該当するものを除き、保存期間を１年未満とすることができる（例えば、次に掲げる類型に該当する文書。）。
(1) 別途、正本・原本が管理されている行政文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 内閣官房の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) 保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、 業務単位で具体的に定められた文書
10 第１項の保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
11 第１項及び第２項の保存期間の起算日は、施行令第８条第７項に規定するものを除き、それぞれ同条第４項本文及び第６項本文の定めるところによる。ただし、行政文書を作成し、若しくは取得した日、又は行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
12 第２項の保存期間は、施行令第８条第５項の定めるところによる。

Answer 2

保管期限がすぎてもその決まり事はそのまま決まり事で

次に何か変わる場合には新しく通達がきて、前の決まり事のこの部分は改訂します。となりまたそこから3年なら３年、改訂部分は保管する

Answer 3

元、国家公務員です。
基本的に、文書の保存期間満了により失効するのではなく、廃止手続きがされるまで有効と解すべきです。というよりその規則につき少なくとも廃止されるまでは文書の保存期間を設定すべきです。
ただし作成したところで保管されている場合は、それの写しを受けたところの保存期間は終了してもかまいませんが、廃止にはなりません。また例規集等に収録されている場合は、元の文書は保存しなくてもいい（ただし経緯の確認が困難になるので避けたい）。