建設業の安全書類（グリーンファイル）についての質問です。

Question

建設業の安全書類（グリーンファイル）についての質問です。①安全書類全体に対して
新規作成時
こちらの会社は1次になることが多いのですが、2次が7社～8社、3次が5社くらいと数が多く、今までは、1次が2次以降の書類を全て作成し、メールか手渡しで、捺印だけしてもらい、郵送で受取、確認後、元請けさんに提出。という形でした。
2次以降が増えたので、今までのやり方を変えて、メールでやりとりできる下請けさんには、様式データを渡しておき、安全書類が必要なとき、現場名、工期等の必要な内容をメールし、各社で作成してもらい捺印、郵送で受取、確認後、元請けさんに提出、手渡しの下請けさん（メールアドレスもないため）は今まで通り、という形にしたいのですが、このやり方は有りでしょうか？

新規入場時・内容の更新時
最初の提出以降で2次以降の新規入場時や健康診断日の更新等に再度”作業員名簿”等の提出が必要になりますが、今までは、情報をFAXしていただき、こちらが作成、メール等で渡し、捺印、こちらに郵送で受取、確認後、提出していました。
2次以降の各社で新規入場時または更新時に最初に渡した様式データを使って、”作業員名簿”の作成をお願いし、捺印、郵送で受取、確認後、提出という形をとりたいと思いますが、こちらのやり方は有りでしょうか？

そもそもが、2次以降の下請けさんがFAXをする際に、字が小さくて見えないことやすでに情報が間違っていることがポロポロあり、下請けさんのほうで、データをもっていれば、式を入力したりして管理できるという考えと1次が全て作成する必要があるのか？（他の書類に時間を回せる）という考えから有効なやり方が知りたいです。
1次の立場としては、内容を把握する必要はあっても作成する必要まではないのではないでしょうか？
わかる方がおられましたら、回答の方よろしくお願いいたします。

② 2次以降の作業員名簿について
2次以降の下請けさんで、3次の社員が2次で登録されていたり、一人親方が、他社で登録されていたりということが多々ありました。
今は、独自の様式で在籍証明を作成し、提出してもらっていますが、内容は誤魔化せる範囲ですし、実際怪しいなと思う方も数名入っています。同時に雇用保険の提出もお願いしていますが、ほとんどの方が未加入です。保険証も国保が多く、会社を特定するようなものが思いつきません。
これを防ぐための確認方法や実践しているやり方があれば教えてください。

長々となりましたが、よろしくお願いいたします。

Answer 1

そもそも間違えています
あなたが１次であった場合、２次に書類一式を提出する義務があるので提出させればいいのです。そこには当然のことながら２次が使用する３次下請けの書類が含まれていなければなりません。
２次が使う３次の責任は２次にあるのですから１次であるあなたが全てを製作する必要はないってことです。
責任を持たせるという意味からしても下請けに書類を作らせる必要があります。
それが出来ない会社は法律上使用出来ないことになっていますよ？

Answer 2

グリーンサイトに加入していないのですか？ ネット上で作業員の情報、施工体制台帳などが見られるので管理しやすいです。ただし元請ゼネコンがそこに加入していれば ですが、全国大手は多いです。

紙で管理する場合も雛形フォーマットを送って使いまわすのはミスの原因です。所長名、工期、契約日、安全計画書、作業手順書など現場ごとに変わってくると思うので。今の安全書類は最初のシートに会社名や主任技術者などの情報を入れるだけで自動入力されるので基本的な書類はすぐに作れます。健康診断も更新は年に一度でしょうから新しく名簿を作成してもらって送ってもらうのはそんなに面倒ではないと思います。送り出しは入場前に自社で行いますが、新規入場教育は通常現場で元請の方からしてもらうのですが御社が下請全ての教育をされていますか？

なお、来年4月からは社会保険３つ未加入業者は排除されるので2次も3次も加入してもらう指導をするかそこは使わないのがベターです。ただでさえ3次になると事故も増えて管理するのが大変なのでうちはどのゼネコンも2次まででおさまるように要請があります。 安全書類がまともに作れない業者を使う御社も色々言われると思います。