派遣の電話応対についてご経験者の方、教えて下さい。営業事務として近々勤務予定ですが、初日から取っていましたか？暫くして言…

Question

派遣の電話応対についてご経験者の方、教えて下さい。営業事務として近々勤務予定ですが、初日から取っていましたか？暫くして言われてから取りましたか？今までは総務など受発注に関わらなかったので、初日から率先して取ってきましたが、今回は受発注や在庫確認もあるので、パソコンの操作など基礎知識が全く無いのに出てしまうのもどうなのか悩みます。具体的に何日以内に出るのが普通でしょうか？よろしくお願いします。

Answer 1

こんにちは

就業先にもよりますが、初日から取るということはまれですね。
私の場合、今の就業先で電話を取るようになったのは、記憶が定かではないのですが、おそらく1週間たったころだと思います。

私の場合、船舶系なので、日本語だけでなく英語の電話対応もあります。たまたま日本語で対応したら英語だったということもあり、最初の頃は流れがつかめず苦労しました。それでも、電話応対英会話版の本を買って、勉強してからはスムーズになりました。

話がそれてしまい、すみません。

受発注や在庫確認ともなると、まだ最初のうちは慣れないことだらけだと思いますので、最初の間は、一緒にいる社員さんにレクチャーを受けながら取るといいですね。また、慣れるまでの間(約2週間程度)はノートに日付、取引先名、用件(キーワードでも構いません）、担当者名を記入しておき、時間がある時に目を通すとその後の取次ぎもスムーズになりますよ。

就業先によっていつごろから電話を取っていいというのは、確かにありますね。
初日はまれとしても通常は1週間から2週間程度様子を見てからになると思います。

Answer 2

単純な取り次ぎ程度なら、即日あるかもしれませんが、受発注となれば大きな案件をまだ知らない人が対応して失注でもしたら会社にとって損害ですから、教育してからでしょう。

どちらにしても指示があると思いますが。

Answer 3

質問を読んでの感想ですが、問題のポイントは「いつ電話に出るのが一般的か」ではない気がします。

質問者さんが不安を感じているのは「受発注や在庫確認もあるので、パソコンの操作など基礎知識が全く無いのに出てしまうのもどうなのか悩みます」という部分ですよね。これが解消されない限り「電話に出ると派遣先に迷惑をかけるかもしれない」という不安が残ったままだというのが問題な気がします。これさえクリアになれば、むしろ電話応対は初日からでも積極的にできるお人柄のようなので、できるだけ早く仕事を覚えて、一刻も早く不安なく電話応対できるようになることが肝要だと考えます。

もし質問者さんも同じように考えているのだとすれば、「何日以内に出るのが普通でしょうか？」という質問は「何日以内に電話応対できるよう仕事を覚えればいいのでしょうか？」と読み替えた方がいいかもしれませんね。

ただ、いずれにしても一般論はあくまで一般論です。個別のケースは一番詳しい人に聞くのが正解への近道なので、私は初日に派遣先の人に直接聞いてしまうのが良いと思います。質問者さんが感じている不安を正直に伝えたうえで、仕事のスキルとしてどの段階から電話に出たほうが良いかを聞くわけです。
そうすれば、質問者さんの不安が杞憂かどうかも教えてくれます。杞憂であれば初日から積極的に、「その不安はもっとも」という反応ならばその先の対応は指示をもらえば良いのだと思います。

以上、質問に対する直接の回答ではなく申し訳ありませんが、ご参考になれば幸いです。

Answer 4

おそらく初日からではなかろうか？
営業にかかわらず、一番はじめに困るのが、

相手は、いつもの付き合い部署に電話をしてくる。
なので、話が途中のところから、話し出す人も多く、
入ったばかりの人には、通じない内容の場合も多いですよね。
このへん、考慮してくれるところのほうが少ないかと。

もう一つは、相手はいつもかけている電話先なので、
自分が誰なのか？ いちいち、いわない人とか。
いってくれても、よく聞き取れない人とか。

わからなくなったら、誰かにかわってもらうにせよ、
どこのだれ？ ときかれて、
それがよく聞き取れなくて・・・となりやすい。

以前電話をうけていた時の話なんですが、
名刺でいうと、肩書きが３行くらい長い会社の人ばかりで、
全部をきいてからでないと、電話がまわせないのですが、
それがおえらいさんばかりから電話がくる。

が、おえらいさんほど、自分は、その会社ではVIPだ
と思っているので、いちいち正式名をいってくれないし、
聞き返すと、このVIPにむかって、いちいち聞くな！
みたいな、態度のでかい人だらけなので、
すごく困りました。（笑）