社員名簿をデータベース化している企業の人事・総務担当者の方に質問です。 現在、弊社では紙ベースで社員名簿(写真貼付)を…

Question

社員名簿をデータベース化している企業の人事・総務担当者の方に質問です。
現在、弊社では紙ベースで社員名簿(写真貼付)を作成し、保管しているのですが、近々、社員名簿をデータベースで管理する方向に切り替える予定です。
①最初は紙で社員名簿を作成し、提出してもらい、それをもとにコンピューター入力をし、データベース管理する。
②異動による所属部署や現住所等の変更、結婚による姓の変更等はコンピューターで対応し、必要な時に社員名簿はコンピューターより出力できる。
仕組みとなっている場合、①で最初に作成した紙の社員名簿は作成・保管する意味が無いような気がしますか？皆さんはどうされていますか？『一応、作成・保管している(この場合、写真も貼付してますか？)。』『作成・保管する意味がないので、社員名簿データベースの入力項目に沿ったフォーマットの用紙を用意し、それを提出してもらい、それをもとに入力する形とし、社員名簿と呼ばれる紙は廃止した。』など、実際の運用方法を教えて頂けないでしょうか？宜しくお願いします。

Answer 1

私の勤め先だと、会社で保管してる紙の個人情報というと、入社時に受け取る履歴書や職務経歴書がベースです。これはずっと保管。でも社員情報は、履歴書から
そのままデータ化して社員情報を作成して保管するから、以後、改めて紙で社員情報を書いてもらうとかはしてないです。
別途、例えば結婚で氏名が変更したときなど、戸籍の提出を求めるので、その時、受け取る書類を履歴書等の個人情報と基本は社員一個人にたいして、ひとまとめにして保管してます。源泉徴収票のコピーとか、何かしらの社員の個人情報は、社員ごとにまとめた方が楽なんですよね。というか、社員情報をデータにしたから、紙の保管資料が入社後も含めて全社員かならず０になるってことがないので、社員の個人フォルダはずっと会社にありますよ。

Answer 2

編集可能なデータベースと紙ベース両方で管理するのが筋では？

人は間違います。
だから確認をすることが必須です。
確認は複数の目で行う事がベターです。

データベースでの届出をしてもらうと当時に、人事に変更届を提出させます。人事が紙とPCでの申請を確認。内容が違ったら本人に確認。

①本人に以下の２点を行わせる。
・PCでの申請：本人が入力（他人による入力は原則禁止）
・紙ベースでの申請：所定の申請書に、本人による手書きで申請内容を記入させ、人事に提出させる。

②人事が双方を照らし合わせて確認
相違があれば、訂正させる。
相違なければ、人事の担当者が承認。システムに反映される。
※ここで、直接データベースを変更することができるのは、人事のみです。それ以外のものは、直接データベースを変更することはできません。