退職者の履歴書の管理について教えてください。

Question

退職者の履歴書の管理について教えてください。最近、小さな会社で事務として勤務しています。
題名のとおりですが、退職者の履歴書はどのようにみなさまの会社では管理されていますでしょうか。
また、今までのやりかたでは、退職届や雇用契約書は履歴書と別に管理しているようです。
退職日ごと、または「あいうえお」順が良いでしょうか。

後日探す時にわかりやすいようにしたいのですが、
よろしくお願いいたします。

Answer 1

私の保管方法ですが
私どもでは職員の採用から退職まで人事カードを作っています
そこには本人から提出された、労働契約書、給振の承諾書（振込指定書）公的な資格証などの写し、人事辞令の写、など人事に関するものを全部一貫してセットにしています
その人事カードには、社会保険の各番号や資格証の番号、などがしっかり記入されています
また、採用から、退職までの人事に関する記録（勤務場所、資格などを指します＝評価は記入してません）が記入してあります
勿論、個人情報満載ですから、人事の管理者以外は見ることができません
在籍者は、それをフアイルに個人別に保管しています
そこに、提出された履歴書もセットしています
ですから、そのフアイルを見れば毎月の給与明細以外は全部セットされています
ので、退職時に退職届をセットし人事カードに退職日を記入して、フアイルから外し、ホチキス等で全書類が外れないようにセットし、年度別の人事保管箱にいれて保管しています
人事保管箱には源泉徴収簿、社会保険の届け書類など、人事に関するものはすべて一つの箱に保管してます
ただ、何時採用していつ退職したのかがしっかり把握ができませんので、パソコンの中に、エクセルで作成した、採用、退職一覧表を作り、五十音順別にしっかり採用日と退職日の一覧表を作り保管しています
（ダウンが怖いので当然フロッピーにも入れています）
ですから、照会があればそこで調べて、年度別の箱を見ればわかるようにしてます

Answer 2

退職後、3年間は、各記録簿の保管を義務つけられていますから、3年は、面倒でも解りやすいようにしておいてください。
過ぎたら、その後の管理はいかようにされても構いません。
解りやすいようは、皆さんで話し合って、お決めください。
貴方が永久に勤務されるなら、ご自分の都合に合わせますが、
退職されたら、何方も意味が解らないじゃ、困ります。
わが社では、入社順に社員番号が付けられ、社員番号を入力すれば、在籍者はもちろん退職者の記録もすべてPCで検索できます。
正社員がA00000。契約社員がB00000。アルバイトがCであり、契約から常雇になった人が、BA00000だったりです。