有意義な会議とはどのようなものか？教えてください

Question

有意義な会議とはどのようなものか？教えてくださいわたしの会社では、会議といえば、進行役と、発表者が会議原稿を読み上げ、質疑応答では、経営職がちょこちょこと感想を言う、その他の参加者はなにも言わない、それだけでシャンシャンシャン、で終わり、という感じです。あとは会議出席のために地方から来た出張者を交えて懇親会でワーワーのどんちゃん騒ぎ・・・・ なんかバカバカしく思うのですが、みなさんの会社で、有意義な会議というのがあれば、教えてください。

Answer 1

まぁ、それで会社がうまくいっているのであれば良いのかもしれませんが・・・

一般的に会議は３つの目的に分けられます。

①共有
②検討
③決定

しかし、どれも「会議」という方法以外にも行う方法があり、かつ会議をするというのは非常にコストが高いため、費用対効果を考えながら、その上で会議という方法が最適であれば会議を行うのが良いと思います。

一度、参加者の時給×会議時間＋準備する人の時給×準備時間 でコストを計算してみてください。結構高くてびっくりします（特にハイコストな経営職の方が参加している場合には・・・）

円滑な会議のためのポイントは主に３つです。

１．事前準備・・・主催者は会議の目的、ゴール、アジェンダ、参加者に期待することを事前に伝える。また、必要な資料等を準備する。その際にこの会議は「検討」のためなのか「決定」のためなのかを明確化する（「共有」は大概メールで十分です）

２．開催時・・・事前に目的、ゴール、アジェンダを何処かに明記しておく。後はファシリテーター脳での見せ所で、検討の場合だと「拡散」（話題を広げていく時間）と「収束」（結論を導く時間）を使い分けたり、主題と違う話が出た場合には自然に主題に戻す力、主題と違うがあとで検討が必要な物は、「パーキングロット」を使う・・・などなど色々あります）

３．開催後・・・会議を開催しても、その後のアクションにつなげることが出来なければ無意味です（雑談と一緒です）。そのため、会議の最後に「誰が」「いつまでに」「何を」するかなどを明確化すると共に、進捗を定期的に確認し、例えばプロジェクト終了後には振り返りを行い、次につなげます（PDCAサイクル）

個人的にですが、３０分を超える会議は大概無駄で、上記をきちんとすれば５～１０分ミーティングでバシバシことが進んでいきます。（アイディアを無尽蔵に出すミーティング等は別）

まぁ、そうは言うものの、質問者様のおっしゃっているような会議？も、たまにであればコミュニケーションを円滑化する「懇親会」としては意義があるのかもしれませんが・・・・

Answer 2

多くの企業で、「着席せず立ったまま会議をする」という方法が採用されています。

座るから「寛いで」だらだら時間をかけてしまうのです。

ずっと立ったままでいれば時間がかかればかかるほど疲れますから、参加者たちは自ずと最優先課題から着手して「早く会議を終わらせよう」という気持ちになります。

そうすると、いかに座って会議をすると無駄な時間が多いかわかると思います。

無駄な時間を省き時短を目指すことが肝要です。

lmbh_szkknhrさん