営業倉庫の在庫管理についての質問です。

Question

営業倉庫の在庫管理についての質問です。政府米を取り扱う営業倉庫をやっているのですが、在庫管理の仕事が未経験のためどんな風にやったらいいのか分かりません。
在庫管理用ソフトはなく、エクセルに産地あるいは種類ごとに項目を分けて、入庫と出庫を入れると在庫が出るというものを使っています。
政府米の場合、目に見えないところで販売が行われ、倉庫に保管している間に所有権が政府から民間企業に移ります。企業によっては製品の加工依頼があれば加工もするので、そうすると容量や荷姿、数量も変わってきます。
それらを所有者ごとにエクセル上の管理と紙面上の管理をしています。
ちなみに数ではなく、重量で管理しています。
ですが、一人で20社前後の管理していますと、エクセル上に入力する暇がなかったり、紙面上でも記入のし忘れがあったりします。
どうすれば効率よく管理することができるのでしょうか？
エクセル上のみの管理にして、紙面上の管理はやめるべきなのでしょうか？ですがエクセルですと緊急の変化があったときにメモなどが出来ませんし、PCのみの管理ですと何かがあったとき心配です。

営業倉庫の方はどのように管理されているのでしょうか？
在庫管理の参考になる本などがあったら教えてください。

補足

例えば10ｔの原料を加工して9,900㎏の製品が出来たとします。量目1,000㎏のフレコンが9本と30㎏の紙袋が30袋できたとして、そのときいつ入庫のいつ加工ものがフレコンで何本・紙袋で何袋在庫があるのか。倉庫料の計算の参考にもしたいので、いつ出庫したのかも一目で分かるように一覧にしたいのですが、エクセルのどんな機能を使えばいいのか悩んでいます。
製品が大きいので皆さんのいうバーコードを使うのは難しいと思います。

Answer 1

たぶん、こういう質問するときって、いい回答が返ってきたとしても
「ウチの会社はこうだから」とか
「それは無理だ」とか
「あなたはウチの会社の事情を知らない」
とかで片付けてしまうんですよ

僕の関わっている会社の人って、そういう人がほとんど
色々と案を出し合ったところで、システムに及ぶような話になると、逃げ腰になる。
いつもいつも

「できない理由」を考えてるよ 笑

だったら、相談しなきゃいいのにね

そんなに勉強するのが嫌いなのか?
そんなに新しい事にチャレンジする事が嫌なのか?

結局、だから凡人でいられるんだろうし
だから、安月給のサラリーマンしかないんだろう。

模造紙にマジックで表でも作って、壁にでも張っておくのがベストだろう

そもそも、エクセルの使い方そのものをわからないのは
エクセルを使ったことがないからであって
結局

「忙しい、忙しい」で自分の首しめてるだけ

アナログ人間の特徴

だれもあなたの職場の細かいことなんてわからないって

自分の能力ですましたいのなら、身の丈にあった仕事をするべきだよ

時間外で仕事をするとか、早目に出勤してやるとか
ガテン系の脳だと、それしか方法ないだろ?

変革求めない体質が能書きばかりで、アドバイスもとめても無理だよ

だって

「できない理由」考えてるだけだもん

Answer 2

こんにちは、ご質問を拝見しました。
困りましたね、バラ物の重量受払、やっかいですね。
液体と同じで「トラッキング管理」が難しい。
加工用に袋をバラシて使用分の払出、袋途中で加工が完了したら、
ハンパ残りの計上（再秤量）もあるんでしょ？
記録もれや誤記録なんかも起きやすい状況だと推察されます。
こうなると現品（袋単位の動き）と在庫重量の乖離が生じ、棚卸では
しっちゃかめっちゃかです。
袋単位でハンパのない使い切りルールを遵守させ、必ず袋単位で
「加工使用払い」を計上する。簡便法ならこういう管理しかないでしょうね。
どうしても厳密にやるのならば加工使用実績入力も出来なくはないですが･･。
使用残あり袋のバーコード（ＱＲ？)を再発行して添付するとか・・。
でもシステムのカスタマイズも厳しそうですね。
いずれにせよ記録方法は、先の方も仰っているように、漏れのないよう、
ハンディターミナル入力で機械化・簡略化しましょう。
在庫管理と連動した入力支援フリーソフト、今良いのありますよ。探してみては？

-----------
業務・作業・現物の状態（入庫単位）等前提条件がよく分からないのですが（この業界には疎いため）、
国および民間でこういうシステムを構えているんでは？
「政府所有米麦情報管理システム」
http://www.maff.go.jp/j/kanbo/joho/densi_seihu/d_sousyoku_kanri/pdf/h23_gaiyou.pdf
よしんば、まだ構築前であっても、この前提条件から逸脱は出来ませんよね？

だとすると下手に口出しは出来ませんが、移行期・過渡期の「つなぎ」でしたら
エクセル管理、メモ管理のままでいくしかないでしょう。
いずれにせよ現状の問題点は、入力時期と在庫現品の同期がとれない事にありますので、
データ発生時期にリアルタイムでしかも機械的に記録する方法（BC、QR、等POS＝ハンディターミナル）
でやるしかないですよ？現品には貼れないのであれば、伝票に印字する事にはなりますが（保管番地情報は必須）。
どっちみち投資は中途半端になりますが・・。
政府のシステムが出来上がればソフトの配布とかWeb利用もあるのでは？

Answer 3

ハンディターミナルとQRコードはどうですか？
QRコードでシール作って、商品に貼り付けるんです。
ハンディターミナルは、宅急便の人がよく持ってるアレ

QRコード、簡単に作れますよ。
ハンディターミナルは5万くらいしたと思う。

ハンディターミナルに蓄積したデータを、1日の終わりにパソコンのエクセルにインポートするんです。

簡単かつミスなし、時間短縮。

QRコードには、入荷日他のデータをいれる事前準備が必要ですが
デーベースって、そういうものですから
それは時間外に準備しておくんです。

似姿変わったら、速攻、QRシールを貼るみたいな

腰のベルトホルダーにハンディターミナルを装着

仕事は、楽して3人前をこなしましょう。

Answer 4

まず、二重手間な仕事はやめ、エクセルだけで管理することです。

１日のデータ量、伝票枚数はどれくらいあるのか分かりませんが、２０社だとそれほど多いとは思えないです。
ここに書かれていない仕事があるとしても、二重手間な仕事をなくせば仕事の量も減り、ミスも少なくなると思います。

２０社の間での取引であれば、在庫の移動はしてないですよね。
全量管理をしつつ、このうちの何トンは政府、何トンはA社という感じですか。

要は、伝票が貴方の手元に届き、それを入力する。
毎日４時頃に伝票と入力データをチェックする。
月末に、荷主別の在庫内訳を出し（フィルター機能を使えば簡単に出せます）、荷主に明細を送って、照合してもらう。
合わない時は、出入り、入出庫データをチェックし、ミスの原因を調べる。
これを繰り返していけば、随分楽になると思いますよ。

緊急の変化とはどのようなことを指すのか。
仮の伝票を貴方が作成し、入力する。
本伝票が来れば、入力済みで処理する。

要は、ルール厳守です。

「補足」
まず、エクセルの使い方ですが、１ブックで１月単位に管理、１シートに荷主の在庫管理をしましょう。
当初は３枚しか表示されていませんが、荷主の軒数だけシートを作成します。

よく分かりませんが、原料、加工米それぞれに産地、ブランド、生産年度別、荷姿（A、B、C、D列等の列に設定、アイテム数だけ行に入力）を表記し、その行に入出庫日や数量を入力し、月末に残高を締めて、月末の在庫量を決定する。

補足の例でいうと、
原料１０ｔの出荷、製品９９００ｋｇの入荷処理をします。
同じA社での荷動きであれば、シートA社に入出荷を入力することになり、A社からB社に売買されたのであれば、シートA社には出荷、シートB社に入庫のデータを入力します。

で、倉庫料を計算する時は、各シートの入出庫データを見ながら請求書う作成します。

月が変わると、ブック、シートを新規作成し、在庫量（前月残）を転記します。
シートのフォームは最初にテンプレートとして保存しておくと、毎月それを使って作成できます。
ここまででは、特にエクセルの機能を使うというより、運用、管理の仕方を考えた設定、表作りということになります。

在庫量を自動転記することも条件さえ整えば可能ですが、最初は手間でも手入力で、早く稼働させることを優先しましょう。

ざっと考えただけで、書いていますので分かりにくい所があればご容赦を。