解決済み
事務の仕事量 売上の割りに事務が多すぎだといわれました。たしかに売上は減少していますが、事務の仕事は売上が半分になった…
事務の仕事量 売上の割りに事務が多すぎだといわれました。たしかに売上は減少していますが、事務の仕事は売上が半分になったからといって半分にはなりません。仕事内容として ・売上伝票・請求書発行 ・納品書確認・請求書確認 ・支払表作成（これをもとに銀行振込する） ・在庫管理（商品有高確認-あがってきた在庫があっているか、前日在庫と売上と仕入を確認し、伝票漏れがないか確認する） ・現金出納帳(PC入力) ・現金確認及び入出金処理（伝票起票) ・口座入出金確認(振替伝票起票) ・売上帳・仕入帳（PC入力) ・銀行関係(振込・入出金等) ・受注→一部発注(他に発注担当がいる) ・備品管理･注文 ・掃除等雑務他 現在フルタイム二人・午前中のみのパート一人の計三人でやっていますが、売上伝票は、指定伝票があったりするので、取引先ごとに処理が違うので時間がかかります。また、在庫管理もアイテムが多いので時間がかかります。 在庫管理と入出金・振替伝票の起票は手書きですが、あとはほとんどPCです。 簡素化しなさいと言われましたが、仕事を見直し、だぶっていたり、関数を入れて、請求書確認も楽に出来るようにしたりと、自分なりに簡素化はしてきたつもりです。 そこで、質問です。たまに事務が一人の会社とかありますが、どのように仕事をこなしていますか？どこまで仕事していますか？(例えば銀行は社長がやるので関与していないとか) 一人でなくても少人数での事務、効率よく仕事をするアイデアとかありましたら、お願いします。
jackpot_millionsさん、ありがとうございます。流れやフォーマット、チェックの変更はやはり行ってまいりました。特に作業が遅いとかではないので、やはり複雑なのかなと思います。しかし、一番複雑な伝票が大口の取引先で指定のフォーマットでかえることも出来ず。パートの人件費はそこのためだけのようなものです。
2,030閲覧
回答（3件）
- ベストアンサー
在庫管理がPCでないという事は 連動性は無いという事ですね 機械の威力を発揮していないという事です だからと言って直ぐにそんなシステムが出来るわけでもなく 事務が一人の会社は日々詳細の管理までしていません 在庫は半期、通期に一度とか 支払いは請求書通り支払うとか 指定フォーマットの存在など無いとか 私も以前建築資材の商社に勤務していた頃 主要取引先がゼネコン・ハウスメーカーで 先方の指定請求書を要求されていました 自社の発行伝票(月毎の請求書)を書き換え 細かい先は商品明細をも書き換え そんな作業でした (最終的には機械化になりましたが) 取引先のシステムをこちらの都合で替える事などできず この部分は止むを得ないものかもしれません ただ合計金額はこの数字になるとか 何か照合できるものがあると良いと思います この部分は変更できないとして 他の部分で他部署(社外も含め)協力は得られないですか？ 銀行関連の業務はパソコンで出来ていますか 仕入先からの納品書・請求書の形式は統一性はありますか これは無理としても支払日や締日の統一とか 現金は日々入出金しているのですか 協力を依頼し週一とかには出来ませんか 当時私が改善して効果があったと思う事は 主要の仕入先で月の仕入れ伝票が何百枚にもなります 同じ商品でも売り先により単価が異なる 以前は一まとまりの請求書でしたが 得意先毎に請求書を分けそして合計の請求書を貰うようにしました 先方も既に社内的には分けていたので大きな負担にはならないとの事 変更した事により作業時間・ミス共に軽減しました
- 続きを読む
現在事務をしている人がどんなに簡素化に取り組んでも簡素化はできません。 なぜなら、これもあれも必要と感じるからです。 こんな場合は、本部や違う支店からチェックをしてもらいましょう。 それができないのなら、上司に相談して、会計士や経営コンサルタントに相談してみましょう。 他人の目から見たほうが解決の早道です。
- 続きを読む
その通り、売上の規模と事務の手間は、必ずしも比例してくれませんよね。 私も昔、耳から煙が出そうなほど、そういう簡素化には悩みました＾＾； 大きい所で言うと、まず確認に関わる手間を少しでも減らすことです。 二度手間をなくした上で、正確性をいかに保つか、確認方法に工夫が必要。 アナログ（人的作業）とデジタル（PC作業）の効率を正確に比較し、 場合によってはアナログ作業で速度と精度を上げる必要もあります。 １日の業務の流れ、そこにおける効率も再検討してみましょう。 同じ業務でも、人間の作業ですから、順番を変えれば効率が変わります。 現在使用しているフォーマットや書式も見直してみましょう。 打ち込みに、面倒くさい部分はありませんか？わかりやすいですか？ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 日々の基本体制が、フルタイム２名＋パート１名ですか… これは勘ですが、店舗や営業所をチェーン展開している企業でしょうか？ 複数店舗の事務を取りまとめる事業所であれば、普通だと思いますし、 大型であっても単店舗だけの話なら、ちょっと人件費がもったいない。 （いずれにせよ業績不振で、せっつかれているようですが；） それと「簡素化」の基本というのは、単に作業を減らすことではありません。 例えばこの業務の内容と流れの、全体マニュアル作成を頼まれたなら、 「基本能力があれば、研修を経た後、誰がやっても同じ位の早さが見込める」 ということを目標として作らなければなりません。そういう全体的なことです。 今いるスタッフの仕事能力を冷静に評価してみてください。 そこに改善の余地があるなら、もっと熟練しなければなりませんし、 じゅうぶん妥当だと思えるなら、やはり業務内容が複雑すぎるのです。 ちなみに「給料安いのに＝割に合わない」というのは別の問題で…＾＾；
< 質問に関する求人 >
銀行（東京都）この条件の求人をもっと見る
求人の検索結果を見る
< いつもと違うしごとも見てみませんか？ >
覆面調査に関する求人（東京都）この条件の求人をもっと見る