建設業の見積作成の効率化の仕方 建設業の元請会社で事務職をしています。 会社の見積書作りがあまりにも効率悪すぎて、ど…

Question

建設業の見積作成の効率化の仕方
建設業の元請会社で事務職をしています。
会社の見積書作りがあまりにも効率悪すぎて、どう改善するか迷っています。創業からだいぶ長い会社なので、全体的にPC操作を事務に丸投げして全然覚えずに来てしまった社員が多く
各下請けから見積書が届く→年配の社員が取りまとめて電卓で計算して手書きで実行予算を書く→事務がExcel手入力で清書して印刷
実行予算をもとに年配社員が電卓で計算して手書きで見積書を書く→事務が手入力で清書して印刷
と、令和のこの時代に物凄く無駄が多いし、時間もかかるし、ミスの発生リスクも高いような事をやっています…。
特に大きな工事だと少し修正が入るたびに実行予算と見積書とを検索や目視で総点検するような感じで虚しくなります。

以前勤めていた会社は商品番号からプルダウンリストで呼び出して問題なくすぐに見積を作れていましたが、
今の会社はまず下請けから見積書を貰ってから作るので、そのような効率化はできません。
また、下請けごとにそれぞれ見積書の書式が違うのと、手書きする年配社員がお互いに表記揺れを統一してくれない(同じ人でもその時々で違う…)ので手入力になってしまいます。

入社したての頃に「何か専用ソフトを導入したい」と提案した際は周りから猛反発を食らって断念しましたが
見積書作りの中心社員がまもなく定年なので、後任が採用される前にどうにか主導権を握りたいです。
やはりこのような場合は建設業向けの見積書作成ツールを導入した方がいいのでしょうか。
それともExcelなどで上手く対応されているのでしょうか。

Answer 1

実行予算とか見積書を作成するソフトって、
最初の協力業者入力や施工単価を決めるのが難しいというか大変です。
ですが初期投資がかかってもそういう物は導入するべきだと思いますけどね。

Answer 2

まずは「手書きする年配社員に統一のフォーマットを印刷して渡す。」所から始めてみては？後はスキャンしてもいいと思います。

後任が採用されて、その人が直接入力して見積り作れるようになったら、手書きの見積もりを入力する人の仕事は無くなりますよね？
別の仕事を覚えるのでしょうか？事務はいらないから営業になるのでしょうか？
導入後の人の流れも考えてみては？

Answer 3

う～ん、一気にステップアップは難しいんじゃないですかね
まずは手書きを直接EXCEL画面に数値入力してもらうとかから始めるべき
もちろん見積書フォーマットは統一してもらうとか
見積書をデータでもらうとかは始めたほうが良いと思います。

CADとかを使ってると自然と積算計算とかかわるようになるので
対応早いですがそういう段階ではないみたいですね。

Answer 4

Excelを含めて様々なIT技術を自分で勉強して身に付けるのが一番価値があると思います。
作成ツールを導入しても良いと思いますが、その際はあなた自身の価値が上がるようにツール導入のプロになるつもりで行うと良いと思います。