経験者の方アドバイスください。 先月から保育園の事務員の仕事をしています。 事務職は初めてで、過去は接客業が多か…

Question

経験者の方アドバイスください。

先月から保育園の事務員の仕事をしています。
事務職は初めてで、過去は接客業が多かったです。園に事務員は1人で、同じグループ企業の他の園から事務員さんが来てくれて教えてもらいながら仕事をしています。
ただ、その人も自分の持っている園の仕事もあり、ほぼ自分1人でしています。
なので忙しく、ひと月の仕事の流れも急ぎ足で教えていただきました。

タスクが多すぎて日々の仕事が追いついてないです。

１ヶ月の流れも一巡しただけでほぼ何も指示はありませんし、自分で動くにしても慣れてないから時間もかかってしまいます。
給与の処理など、1日で終わるわけではなく１ヶ月の中で段階をふんで処理する作業も多くて同時進行がわけがわからなくなります。

また、監査もあり、その対応にも追われています。
確認作業がほとんどですが、確認しようにもその処理自体が分からないため逐一聞きながら作業しています。
監査が近いのでその作業が優先的ですが、他の日常業務も並行して行わなければいけません。(当たり前ですが)

日常業務もいまいち把握しておらず対応に追われています。
追われているというか間に合っていません。
何を優先すべきかも分からないというか全部優先で並行してやらないとだめで…
もちろん考えても分からないときはほかの事務員に聞いたりしますが、指示していただいてもそれをこなすのがいっぱいいっぱいです。

頭がパンクしそうです。
忘れっぽいし同時にいくつもやる事があるとキャパオーバーだし事務職は向いてないんだろうなと思います。
でも頑張っていきたいので、やり方など工夫してやっていきたいと思っています。
1人だからこそ自分のやりやすいようにできるので。
今考えているのは手帳のガントチャートのようにしてひと月の流れを記入しておくのがいいのかな。

半分愚痴のようになってしまいましたが、頑張っていきたいと思っているので事務職のコツやアドバイスなど教えてください。

Answer 1

前の日の終業時に、次の日のTODOリストを作っています。短時間で終われるもの、ある時間になったら開始できるもの、早く終わらせなければいけないもの。など優先順位を付けるにしても色々なものがありますが、次の日までに優先順位を組み立てる猶予ができます。忘れそうなちょっとしたことは付箋でメモをして机に貼っています。
文章を読んでいる限り、引き継ぎに時間が裂けなくて分からないことがまだあるが故に時間が足りないと感じているのかなと思いました。
仕事に慣れてきて流れがつかめるまでの辛抱です。頑張ってください。

Answer 2

私が転職する時のやり方ですが、、、

Excelのシート別とか、ノートとかに、
＊年間スケジュール（月別で発生する業務）
＊月間スケジュール（月初・中旬・月末、もしくは10日毎等）
＊週間スケジュール（曜日ごと）
＊1日のスケジュール（朝出社したらやること〜仕事終わりにやること、または午前午後や時間ごと）
を作りました。

慣れるまではそれを見ながらチェックして漏れを防ぎました。
それ以外の細々したことは、付箋に書いてPCのモニタに優先順位に並べて貼って、順番が変わったら貼り替える、そして終わったら剥がす。。。

という感じです。

少し余裕ができたら、無理のタスク管理ツールがいろいろあるので、使い勝手が良さそうなご自分に合うものを探してみるのも良いかもです。