ビジネスメールに関する質問です。答えていただければありがたいです。

Question

ビジネスメールに関する質問です。答えていただければありがたいです。私は中国人で、中国の在日子会社の面接を受けるとき、このような問題を回答することが要求された。

背景：お客様と約束した出荷日まであと約１週間しかありません。そこに、工場から出荷検査の中で致命的な不良が発見され、約束の出荷日をどうしても守れなくなったとの連絡が来ました。
このような背景下で、客に対する謝罪メールを作成するとのことでした。
以下は私の答えです。

ご愛用者の皆様

謹啓
平素は弊社の製品をご利用して頂き誠にありがとうございます。
この度、今月〇〇日出荷予定の商品が工場で出荷検査を行う中、致命的な不良が確認されました。この状況を踏まえて、お客様への予定通りの出荷ができかねます。
こちらで速やかに状況を把握し、再度生産に移ります。今月の〇〇日で出荷する予定です。ご迷惑をかけ、申し訳ありませんでした。心からお詫び申し上げます。
皆様のご理解とご協力を、心から感謝いたします。何卒よろしくお願いします。

会社の採用担当より、このような評価が得られました。
「このような『致命的な不良』を明言することは、とても日本人的ではありません。深刻な不信感な発生につながります」
との評価でした。結果として、不採用でした。

私はこの判断に対し、不服です。2013年の7月のカネボウ化粧品事件に関する謝罪文を見たところ、「...美白製品をお使いのお客さまに肌がまだらに白くなる白斑様症状が確認されたことを受け...」と、はじめに明確に書いていました。この対応は大学の授業では、対応模範として挙げられてこともあり、私にとって、十分誠実で、明確な回答だと考えています。

ビジネスに詳しい皆様に確認させていただきたいです。私の回答は果たして如何でしょうか。採用担当と私の意見、どちらが正しいでしょうか。皆さんの判断を伺いたいです。
長文で申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いします。

Answer 1

文章を読みながら私も「致命的な不良」の部分で引っ掛かり、担当者の評価に「やっぱりね」と思いました。

カネボウの事例では実際に身体に重大な問題が発生しました。
加害者として、すでに起こってしまった事に対して詳細な説明と謝罪が必要でした。

が、例題では不良品が流通した訳ではなく、検査段階で判明し阻止できた。
だから出荷は遅れるが、完全品を出荷する。
つまり、遅れてもお客様の手元に行くのは不良品ではないのです。
カネボウの事例とは根本的に違いますよ。

採用担当者が言った「日本的ではない」というのは、日本人の感覚からすると
・顧客が手にするのは不良品であってはならない
・顧客も商品に対しては良品だと信じている
と言うことです。

信用とは全てを詳細に明らかにすることではなく、お客様に安心して商品を使って頂くことです。
「致命的な不良品」と言ってしまえば、届いた後も「不良品はどうなったの？これは大丈夫なの？」と思いませんか？
安心して商品を使えますか？

嘘をつくとか隠すとか言う意味ではなく、途中のトラブルまであえて公表する必要はないと思いますが。

私なら
「致命的な不良が確認されました」
↓
「弊社の検査基準に満たない商品が確認されました。」

また、「お客様への予定通りの出荷ができかねます。」
という表現も断定的でキツい表現なので、
「当初予定日での出荷が難しくなりました」
としますね。

最後の部分で「心から」が2回使われているのも気になります。

誠実＝正直 と考えるか
誠実＝品質 と考えるか、ですが

正直＝不安 となれば企業のイメージや社会的責任が問われることになりかねません。

日本人は「丸く収める」のが好きな国民です。
その為の複雑でソフトな言い回しが、日本語をより難しくしている一因ですが、日本人でもビジネス文書や改まった挨拶文などは苦手な人が多いです。
この知恵袋でも「履歴書の文面の作成をお願いします」と丸投げする人も多く呆れるばかりです。
その中で外国人のあなたが前向きに努力し、疑問を投げかける投稿に感銘を受けました。

今回は残念でしたが今後のご活躍をお祈りしております。

Answer 2

①面接時に、工場側で起きた「致命的な不良」が、例にある化粧品のようではなく「出荷日の遅れ」のみで解決できるレベルのものかどうか。

面接側から明確な提示がなくとも、あなたから確認しましたか？

②トピ主様の謝罪文では「お客様＝企業？個人？」が明確でありません。
「ご愛用者＝消費者(個人)」であり、企業・取引先各位に対し使う言葉では有りませんが、どちらを対象として取引する企業なのでしょうか？

③納期遅れに対して「取引キャンセル」などの代案が記載されていません。
言葉は丁寧ですが「納期遅れますが、どうぞよろしくです。」と言っているのと同等です。
相手が個人ならまだ済むかもしれませんが、日本で大口の取引をしている企業ならそうはいかないでしょう。

日本の会社の面接に受かろうとする以上、必要なハードルだと思います。
それは、中国系の会社の面接を日本人が受けに行くのと同じです。

その企業に雇われたければ、戦わず理解する努力をしてください。