現在、とある企業の人事部門にて採用担当業務に従事しております。 応募書類の提出形式の事でご相談させていただければと思いま…

Question

現在、とある企業の人事部門にて採用担当業務に従事しております。
応募書類の提出形式の事でご相談させていただければと思います。弊社では履歴書等の応募書類は郵送でのご提出をお願いしているのですが、
・配送遅延のリスクも考えて、締切日から２～3日猶予期間を設けている為、その分選考が滞ってしまう
・手書きの履歴書だと、(特にメールアドレスの記入欄なのですが)0(ゼロ)、о(オー)、などの文字が読み取りづらく、メールの不着の原因にもなっている
・面接資料作成時、データ起こしの際に誤字・脱字
…等、色々な問題が起きています。

手書きの履歴書は、応募者にとっても時間を費やすものですし、
これらの問題を解決するために、履歴書をデータ(PDF形式、パスワード付き)で作成してもらい、社内採用担当メーリングリスト宛に期日までに送付してもらう方向を考えています。
しかし、上層部から、『不特定多数の者から添付データ付のメールを受信する機会が増える事はコンピュータウイルス感染のリスクが高まるので推奨出来ない』との意見が出ており、採用業務のペーパーレス化に向け、苦戦しているところです。
（確かに、知らないアドレスからZipファイル付きのメールが届いたら身構えてしまいます。）

お尋ねしたいのですが、
・PDFファイルにもウイルスというものは仕込まれているものでしょうか。
(拡張子の形式が
.EXE .COM .BAT .CMD .PIF .SCR .VBS .HTML .VBE .JS .JSE .WSF .WSH
.ZIP .LZH .RAR .CAB
こういったものは注意しなければならないとの情報は聞いたことがあるのですが)

・採用担当の方で、求職者の方と安全に履歴書等のデータを受信するために取り組まれている事がありましたら、お知恵をお貸しいただけませんでしょうか。

Answer 1

考え過ぎです。
そもそも会社(色んな部門や部署)宛てに、毎日不特定多数(私が居た大手だと数千通)からのメール受信が有り、当然社員数(数千名)に見合う返信メールも有るので、相当な数のメールのやり取りをしています。

それに今どきそんな素人みたいな話ではなく、それなりの会社ならITキーマンなどが居て、しっかりとしたファイヤーウォール対策はされていると思います。

それにしっかりした会社なら、各個人のパソコン1台1台にウイルスバスターも入れてあるので、特に変なウィルスに感染する事は有りません。

それと３つ目に、「身元の確認が取れないメールやファイルは開かない。」
これでもほぼ問題は有りません。

本当に問題が有るのは、ハッカーによるサイバー攻撃や情報の漏洩です。
心配するのはこちらの方でしょう。
今どきウィルスバスターなりファイヤーウォールが出来ていない会社なんて有り得ない時代になっていますから。

それとあなたの場合、初めて人からのメールになると思うので、会社のあなたが使うパソコンに、ウイルスバスターを入れて貰えば良いと思います。
＂1.5〜2万円で3年間有効＂
＂3台まで同時にカバー可能＂
＂ファイルを開く前に感染確認＂…など。

私も使っていますが、トロイの木馬とか、色んなウィルスを駆逐してくれ、結果を報告してくれています。

注)求人案内や説明時には必ず、
＂メール件名に＂【応募書類＆応募者名】を明記して送信する事を厳守させる。

そうすれば、誰からの応募書類かが直ぐにわかりまから。

Answer 2

>PDFファイルにもウイルスというものは仕込まれているものでしょうか。

含まれますよぉ。

>お知恵をお貸しいただけませんでしょうか。

PDFや添付なんか使わずに、WEBシステムや応募用アプリで応募させれば、入力ミスも無く、感染リスクも無く、リストもデーターとして検索や進行状況、可否や面接時の資料の書き出しも出来て、いままでの無駄な中間作業を省けると思います。

そもそもがメーリングリストとか、応募者にパスワードをかけさせて応募させるという方法が時代に合っていない感じになると思います。

作って欲しいとか手配してくれと言う場合は、ヒアリングや策定から頼んで貰えれば対応可能ですが、適したシステムを入れるか手間暇かけて今まで通りやっていくかの2択しかないとおもいます。