ある事務所を個人で経営している者です。事務員が同じ失敗を何度も繰り返すので困っています。

Question

ある事務所を個人で経営している者です。事務員が同じ失敗を何度も繰り返すので困っています。困っているのは一人の女性事務員のことです。

彼女（Ａ子とします）の仕事は電話応対その他の一般事務です。
一般事務の内容ですが、
①電話について、かけた場合は「○×商事へ」、かかってきた場合は「○×商事より」、と相手方の名前と電話の
要旨をパソコンの所定の場所に記録する。
②事務用品（ボールペン、コピー用紙、消しゴム等）について、残り少なくなってきたものはアスクルに発注する。
そのために時々在庫をチェックする。
③切手やはがき、銀行の振込用紙等についても②と同様。
④銀行へ簡単な振込や現金引出をしに行く。
などの簡単なものです。

さて、Ａ子についての問題は以下のとおりです。

①パソコンに記録する時に、誤字・脱字が多い。
例えば「本日中の送付が困難」と記録すべきところが、「本日中の送付がっ困難」となっていたり、
「本日到着しました。」が「本日到着しまた。」となっていたり・・・です。
②切手が足りなくなっているのに気がつかずあわてて買いに行った経験をしたばかりなのに、
次の日にははがきが足りない・・・とか。同様にボールペンが書けなくなってストックを見たら
まったく無く急いでアスクルに発注したら、次の日には今度はコピー用紙が無くなった・・・とか。

Ａ子はこのようなミスをこれまで何度もしており、その度に注意されてきているにもかかわらず、
また同じミスを繰り返します。注意する度に「あ～、すみませ～～ん」と殊勝な顔をして言います。

ウチの事務所に来て４年目に入りますので、ヤル気があるのかないのかは大体わかります。
私の観察では、本人は主観的には一生懸命やっていると見ています。
ただ、一つの事に集中するともう他の事に気が回らなくなるのだろうと思います。

本人に向上心が無いとか、それ以前に学習能力が劣っているなど、結局は能力の問題なんだろうと思い
ますが、経営者としては「能力が無いから仕方がない」とか「クビにして次を雇えばよい」とかの短絡的な
発想は極力避けたいと考えています。

事態を少しでも改善するため、どなたか建設的なご意見をいただけませんでしょうか。
または、このような人間を目の当たりにしての気の持ち方、あるいは対処法など、良きアドヴァイスをいただければと
思います。
ちなみに、ウチの事務所はＡ子の他にもう一人女性事務員がおりますが、そちらの子はよくできる子です。
よろしくお願いいたします。

Answer 1

在庫のチェックについては、チェックシートのような物を作成してみたらいかがでしょう？
毎日、残りの分量を書き込むようにすればミスもなくなると思います。

文章を読んでいて感じたのですが、A子さんは謝ればミスしても許されると思っているのではないでしょうか？ミスをすることがどれだけ周りに迷惑をかけることになるのか分かっていないのだと思います。そのようなことが続くのならミスに対するペナルティーを設けて、ミスに対する考えを改めさせるのも１つの手ではないでしょうか。

Answer 2

「一つの事に集中するともう他の事に気が回らなくなるのだろう」とありますが、その一つのことに対しても集中力が弱まっている時期なのかもしれません。ですので、もう一人の事務方とも協議のうえ、業務のちょっとした見直しを進められてはいかがでしょうか。

＊発注・購買について→何かの行動を起こす際には、必ずもう一人に声をかけ、彼女は「他に用はない？」かどうかの念押しをする
＊購買をアスクル１社に頼りきろうとせず、緊急の欠品は近隣の文具店等での購入で済ませる
＊誤字・脱字に関して→質問者さんが日々「添削採点票」を手渡す(折れ線グラフ化してもいいでしょうね)
＊毎月のお給料明細・賞与明細を手渡す際を10分でも５分でも２分でも個人面談の機会に充てる

救いは業務の根幹を揺るがす大問題に至っていないことで、この程度で「クビにして次を雇えばよい」とかの短絡的な発想は質問者さんの名が廃りますね。チェックリストなど手数の煩雑化する方法でなく、本人の自覚をもってミスが減っていくよう辛くも楽しいミス撲滅作戦によっていただきたく思います。。。