定期通勤代を紙でかいてそれを経理担当がいちいち転記してます。。

Question

定期通勤代を紙でかいてそれを経理担当がいちいち転記してます。。ＩＣカード連携できる経費精算システムを導入すると入力作業とかぐっと削減できると思ってますがなにかデメリットとかあれば教えていただけないでしょうか。
「経費精算システム、○○時間削減らしい、うちのとこもそうしよう」「そうしよう」
で簡単に導入できるものでしょうか・・

紙で書いているのをEXCELとかにして入力した内容をCSVにして現在の精算システムへ取込という方法も考えております。。
どちらがメリット大きいですかね。。

Answer 1

>デメリットとかあれば教えていただけないでしょうか。

定期通勤代だけの会社は、まず無いんじゃないかな？

ようするに、会社でsuika限定等で配布し管理すると言うのならいいかもしれませんが、普通は定期と言う枠で管理するのでは無く、交通費と言う枠で、様々な機関を利用されれ管理を求められるはずです。

と言う事は、バスは使えません。出張の交通費は管理できませんで、それぞれバラバラに管理することを意味し非効率化、コスト増加にしかなりません。

普通は、紙でかいてそれを経理が転記と言う作業を減らしたければ
WEB申請にし、申請されたものをCSVなり専用ソフトで処理します。

それを行う事の利点は、いまは経理と言う話ですが、各従業員が、有給の申請を出したり、交代休の希望を出したり、制服のクリーニング、備品の申請を共通の社員DBで処理できる事になり、経理だけでは無く総務でも使えますし、給与明細を従業員が自宅で参照できたり、従業員の駐車場の管理や会社からの一括連絡や個別連絡等も可能となり、個人に紐付けて何でも管理できますし、枠取りでもあれば様々な物を作ってあげる事も可能です。

な感じで、経理の交通費だけで上に申請を出すのでは無く、全ての業務に対して効率化が出来ると言う方向性で進めて行く方が現実的な話になると思います。

Answer 2

会社規模にもよると思いますが、基本的にシステム化すれば便利です。
デメリットとして真っ先に挙がるのは、ずばりコストでしょうね。
現状の人件費を算出して比較する等の対策は必要かと。