在庫管理も報告でのエクセル利用の件です。

Question

在庫管理も報告でのエクセル利用の件です。事務の仕事を20年ぶりに始めた主婦です。有限のネットショップの会社で法人営業部に採用になり、毎日在庫管理し、発注するものをマネージャーに報告する作業を任されました。

在庫管理システムからエクセルにダウンロードし、発注するものを社内メールで、マネージャーにメール送信します。
過去1週間で報告済みのものを、過去のメールを見て、エクセルで確認して除き、その日の分を発注依頼報告をします。

メールで報告するものは50件から70件前後で、慣れれば早くできるかと思うのですか、

目視で過去1週間分を除く作業に、疑問を感じています。

とはいえ自分もエクセルに詳しくないため、こうやれば簡単だよ！という方法も提案できないでおります。

なにかもっと別な効率的なやり方がありましたらご伝授いただけると嬉しいです。

事務の仕事もすっかり浦島太郎なため、上記の説明も、よくわからないかもしれませんが、よろしくお願いいたします。

Answer 1

まずは今のやり方を覚えて正確に処理できるようになるのが先とは
思います。ただ入ってきたばかりの人の方が アラがよく見えるのも
確かですから「こうできないか」と考えてみるのは大事ですね。

とはいえ発注内容をメールで報告しているような会社だと厳しいか
もしれません。決めつけるのも何ですが改善意識が低いと思います。
下手に指摘すると怒り出すかもしれませんので慎重にやりましょう。

ひとまずは毎日送っているメールの内容を 発注記録シートに貯め込
むようにしましょう。

①在庫情報シート（在庫管理システムからダウンロード）
②発注履歴シート（差分抽出したものの蓄積）
③当日発注品目シート（毎回上書きする）
④差分抽出シート（③から②の直近７日分を取り除いたもの）
⑤メール送信文シート（④から加工して文章を作る）

で管理すればいいように思います。

Answer 2

以前の職場で、中途入社してきた者が、まだ仕事もよくわかってない状態なのに、改善提案してきたことがありました。 で、その提案を聞いてみると、仕事の内容も理解してないし、提案している手法についてもなにもわかってない状態でした。 まあ、あきれかえって、言われたことをちゃんとやるように、仕事を理解して、そして提案するにしても提案内容を自分ではそれなりに理解してからにするように言いました。 しかしその後も、別のことを状況さえ理解してないのにあれこれいってくるという厄介者で、中途採用した担当者にクレームを出したい気持ちになったことがあります。

ID非公開さんを採用した方は、｢毎日在庫管理し、発注するものをマネージャーに報告する作業をしてもらう｣つもりで採用し配属したのだと思います。 ｢こうやれば簡単だよ！という方法を提案するコンサルタントやアドバイザーを雇った｣つもりは亡いのではないかと思います。

メールで報告するものは50件から70件前後で、目視で過去1週間分を除く作業を早くできるようになることに、まず専念すべきだと思います。
採用側、メール報告を受け取る側が、｢報告が遅い、正確でなく漏れや間違いがある｣と感じているようなときに、｢システムの改善を考えて、質問サイトを利用しています｣と言われたら、頭にきてしまうと思います。

そもそも、この質問文では、❶メールで報告する内容がわからない、❷過去1週間で報告済みのものを、過去のメールを見て、エクセルで確認して除き、その日の分を抜き出す方法がわからない です。 常識的に考えると、本日発注すべき品目や数量が、昨日や一昨日と同じという状況だってありえるし、昨日の発注が過剰だったり過少だったりした分を本日補正することもあるので、｢過去のメールを見てエクセルで確認して除き｣という行為の実態がはっきりしなければ、後任に作業を引き継ぐこともできません。
効率的なやり方という前に、何をどうするのか、自分の中できちんと整理して、ささーっと仕事ができるようになるのが、今一番大切なことだと思います。

Answer 3

エクセルで管理しているのならば、マクロまで使わなくても関数で処理できそうな内容ですね！
＞目視で過去1週間分・・・・。
Vlookup が使えそうですね！ エクセル詳しい人は周りにいませんか？即解決しそうですね！

Answer 4

前回報告したデータを色を変えて同じ表に入れて、同じものをソートで探してはいかがですか？
データが重複していたら削除し、最後に重複しなかった先週のデータを消せばいいと思います。

マクロとかって、中途半端に組むと、他の人が触れなくなったり項目が増えると使い物にならなかったりするので、よくわからないなら止めておいた方がいいと思います。