ミスが多い。

Question

ミスが多い。小さな事務所で事務員をしています。

ファイリングした紙にインデックスを貼って、
目次をエクセルで作ったり、

計測データの値をエクセルに入力したり、

という簡単な事務仕事なのですが、
かなりミスが多いのです。

昔から仕事の早さには自信があり、
だからこそどうしても早く仕上げたいと思ってしまうのか、
データの間違いがあったり入力漏れがあったり、、、。

1ファイル100枚以上ありますが、1ページに入力するデータ数はかなり少ないです。
フォーマットと数値をコピペして増やしていくので、
コピペしただけで数値を変えてない、みたいなパターンが特に多いです。

もう上司も呆れるほど。。

最近特にミスが多くて自己嫌悪です。

そこで質問なのですが、
丁寧に行い、きちんと確認する。
以外のことで何かよい改善策はありますでしょうか？

Answer 1

私も事務中心の仕事をしています。

質問者さんにとっては大変な事かも知れませんが、まずはその「仕事の早さへの自信」を一旦忘れる事が第一歩ではないでしょうか。

質問者さんが扱っているデータは、質問者さんにとっては単なる数値や記号かも知れませんが、そのデータを受け取ってそれを元に仕事をする人にとってはどんなものなのでしょうか。
そういう視点で考えた事はありますか？

間違ったデータを受け取った人が、それを元に製品を作って、完成直前になってデータの間違いが見つかって全部作り直し。
何十時間のロス、完成直前の製品も廃棄、作り直しの為に大勢の人が連日残業。
あるいは、データを元に商品を仕入れて、売れずに何十万円分の在庫を廃棄。
あるいは、データの間違いに気付かず製品を完成させてしまい、製品を使った人が大怪我。製品のリコールになり、新聞やニュースでも事故の原因は「データの入力ミス」と報道される。

その些細なミス一つが見逃された結果、どんな事が起こるのか、一度よく考えてみてはどうでしょうか。
そう考えれば、質問者さんが見直しの手間を省いて良い問題かどうかが感じ取れるのではないでしょうか。

事務処理が早いのは良い事ですが、それはあくまで正確である事が前提の話です。
言い方は悪いですが、周りからも、内容がいい加減で良いなら誰でも早く処理出来るよ、と思われてしまうのではないでしょうか。

他の回答者さんが仰るように、関数を使う、チェックリストを使う、システムを考案する、というのも、実に理にかなっていて、ヒューマンエラーを無くす為には絶対に見直すべきです。
一方で、質問者さん自身の意識の改革も非常に重要だと思います。
嫌な例えですが「うまい！早い！安い！ただし時々食事の中にゴキブリが混ざってます！」という飲食店に質問者さんは行けますか？
質問者さんの仕事ぶりは、そういう事かも知れません。
そう考えれば、いかに早さよりも丁寧さ、正確さが重要か、実感出来るのではないでしょうか。

Answer 2

気持ちは分かりますよ。
ついついって奴ですね。

でも結局のところ「確認」をきちんとしないのが一番の原因です。

なので、キチンと見ることだけが、とにかく大事なんです。

Answer 3

お仕事ではある程度の スピードが求められることはあります。 しかしながら
そのスピードが 正確さを伴っていなければ なにもなりません。

まずは 正確さを重要視して スピードはその後についてくるものかと思います。

Answer 4

以前のファイルをコピーしたら、変更すべき部分のデータを削除してテンプレートとして保存しておくのです。
前のデータが残っているから間違える。

あとは、チェックリストを作りましょう。

正しいテンプレートを使っているか？
ファイル名は正しいか？
データの未入力部分はないか？
データの打ち間違いはないか？
貼り付け画像は正しいか？
きちんとファイル保存できたか？

１つ作業する毎に、チェックリストを消しこんでいきましょう。

チェックリストの順番に沿って作業と確認を進める。
ミスを減らすには、作業の順番をきっちり守ることが重要です。

それでもミスは起こります。
その時は、チェックリストに問題があったと考えること。
チェックリストの内容を修正して、同じミスを繰り返さないようにすることです。