事務の仕事をしています。 社員の福利厚生の仕事です。 その性質上、他の社員に印鑑や書類を書いてもらうことを頼みに…

Question

事務の仕事をしています。
社員の福利厚生の仕事です。

その性質上、他の社員に印鑑や書類を書いてもらうことを頼みにいくことがあります。

しかし、人によっては面倒だと感じる人もいます。また、忙しいときに行ってしまい、いい加減な態度をとられたこともありました。

質問ですが、面倒事を嫌う人にもきもちよくやってもらうには、どうしたらよいですか？
また、忙しいときの見分けがつかず、不機嫌にさせてしまうこともあるのですが、どうすればよいでしょうか？

Answer 1

最も簡単でしかし最も難しいことを質問者様がお得意でしたら、それをお勧めします。それは社内の担当する皆さんと親しくなってしまうことです。

人は知らない相手、どうでもいい相手、下に見た相手にはぞんざいな態度を取ってしまうものです。しかし、日ごろ挨拶を交わし何か共通の楽しい雑談などをする相手となるとまったく別です。笑顔で質問者様の方を向き、気持ちよく協力してくれることでしょう。

タバコを吸われる方でしたら喫煙所で見知らぬ部署の人であっても喫煙タイムに仲良くできたりするそうですが、そうではないと出会う時間が無いため、なかなか難しいことです。

その場合はたとえばなのですが、田舎から送ってきたんですよとか旅行に行きまして、などとお茶菓子を配ってみるとか、ささやかな接触でいいので、何度かコンタクトを取ってみると距離が縮まるでしょう。

なんだか知らないヤツから、よく見る顔見知りに昇格できれば忙しい時につい書類を求めたとしても、そんなに嫌な態度にはならないはずです。しかしこれは簡単であり難しいので、次の案は、誰かひとりを集中して味方につけることです。

男性でも女性でも構いません。質問者様が担当している部署や課などに、お話好き、面倒見のよい人がひとりはいるはずです。そういう人に現状を、自分が苦労していること、皆さんの迷惑にはなりたくないのです、という方向で相談してしまうのです。

すると質問者さんに、Ａさんは昼頃は立て込んでて忙しいからだめだよ午前中がいいよ、とかＢさんは水曜は商談が多くて機嫌がよくないね、とか、来週は会議があるから今週に書類を配った方がいいかもなどアドバイスをもらえると思います。私がそういう相談をうけたらそうします。または同じ課の人たちに、福利の担当の人が困ってるから協力してあげてよーと打診しますよ。

自分でまんべんなく広く親しくなる、または誰か一人を強力におなじみさんにしてしまう、というのはいかがでしょうか？

あまりそういうのは難しいからちょっと・・・という場合は回覧板やチラシを作りましょう。必要な提出書類のある時に事前に皆さんのお机に、期限と書類のおおまかな内容を明記して、配布し予告するのです。この日が期限のこういう書類があること、それを質問者さんがこの日に配ったり回収にくること、を知っていたら協力してもらえると思いますよ。

唐突にいくと面倒がる人もあるでしょうが、前日なり数日前に予告しておけば日本人は生真面目な体質ですから、嫌な顔もしないはずです。どうかめげずにお仕事、頑張ってください！皆さんが質問者様の頑張りに気が付いて、よりよく改善してくれることをお祈りしています。