私の部下に資料を作成させた時、長文でグダグダグダ書いてきたので、「箇条書きを使って、短いセンテンスで相手に短時間で理解し…

Question

私の部下に資料を作成させた時、長文でグダグダグダ書いてきたので、「箇条書きを使って、短いセンテンスで相手に短時間で理解してもらえるようにしろ」と言ったら、今度は変なところでブツブツ切って、箇条書きの良さを台無しにして「出来ました」って持ってきました。
こういうセンスのない奴の文章力を高めるにはどうしたら良いでしょうか？以前、「わかりやすい文章の書き方」的な本を図書館で借りて読んでみろ、とアドバイスしたのですが、多分、読んでいないのだろうと想像します。ハッキリ言って、私にとってもストレスになっています。

Answer 1

お気の毒様です。

残念ながら、センスというものはいくら指導しても改善されない・・というより、センスはそもそも先天的なものですから変えることは不可能です。

しかし、ビジネス文章や箇条書きの作成などは訓練次第で上達することは可能です。

漠然と「本を読め」と言っても効果はないでしょう。

やはりOJTが一番です。

たとえば資料の作成をするとき、部下に任せて作らせます。

と同時に、ご自身でも作ります。

部下が成果を持ってきたら、ご自身が作ったものと並べて「どう違うか」を考えさせます。

そのときに主様から部下へアドバイスをして、次回の課題を授けます。

このような作業を繰り返すうちに改善されていくと思います。

重要なのは雛型をなぞらえさせることではなく、自身で考えさせることだと思います。

Answer 2

そういう人が資料の作成担当だと、
従業員側もすごくストレスで困ります。

資料なのに、もう一度要点をまとめなおさなくては
ならなくなるので、
資料があるのに、別途、わかりにくい資料をまとめなおして
別に個人まとめノートを
つくっている人が多くなりますよね。

もし、その資料がメモをつくるまでもなく
簡潔にまとまっていたならば、そんなことをする必要もなく。

なので、文章をまとめるのが上手な人に
社内資料の作成担当をしてもらいたいものです。

また、タイトルの付け方がヘタな人も多いです。
タイトルから内容を想像できないタイトルがついていたり、
タイトルと実際の内容がずれていたり。

それをいうなら、こうだろ？ みたいに思うことしばしば。

Answer 3

自分が過去に作成した資料をお手本として見せてあげるのも良いかもしれませんよ。
同じ職場の仕事ですから、それが一番生きたテキストになる気がします。
文章は最初はマネでも、だんだん板についてくると思いますよ。
気長に指導してあげてくださいね。