会社員の方に質問です。 郵便の受信、発信の記録を取っていますか？ また必要性を感じますか？

Question

会社員の方に質問です。
郵便の受信、発信の記録を取っていますか？
また必要性を感じますか？事業所従業員数400人程度の会社で総務部に在籍しています。
大会社のようなメール室的ものはなく、
総務部員が届いた郵便の仕分け、個人メールBOXへの投函、
郵便物を集め郵便局に持って行く、
ことをやっています。

今まで数社、大企業・中小企業を経験していますが、
郵便の受発信簿を付けている会社は初めてです。

１通1通手作業で受発信簿（エクセル）に会社名や宛先等を入力しています。
その作業で総務部員が1人午後かかりっきりとなり、
近くの郵便局が閉まるころには、量が多いとあたふたしています。

私には無駄な作業に見えてなりません。
ごくたまに社員から
「出したんだけど相手が届いて無いって言ってる」とか
「だいぶ前に相手が出したって言ってるんだけど、来た記録ある？」
などという問合せがありますが、結局「無いね」「わからない」で終わります。
本当に大事なものは記録の残る書留等でみなさん送っているようです。（当たり前）

この記録作業もこの程度の規模の事業所だから出来る話であって
大規模事業所でしたら記録なんて取ることは不可能です。

入社当初は気にしていませんでしたが
数ヶ月経ち、どうもこの作業が無駄に思えてなりません。

皆様の会社ではいかがですか？
また必要性の有無等ご意見いただけたらありがたいです。

補足

ご回答ありがとうございます。

やはり必要があるなら担当部署ごとで記録を取り、客先の質問に対応すべきですよね、、。
というか請求書がほぼですから、出したかなんて担当がわかっているはずで、総務の出る幕では無いですよね、、、。

Answer 1

余裕のある会社なんだなぁと思います。
超暇なら兎も角、今時、珍しい。

出す人、受け取る人が個々に
記録したければすればいいことだと思います。
ウチの会社は小企業ですが、そんな事はせず
派遣で色んな会社に居た時どこの会社でも
そんな担当者は居なかったと思います。

大きいとこに居た時は
送り状を添えるので、カーボンで控えが残り
いつ何(どういう書類)を送ったか自分で保管できます。

今、私の仕事は普通郵便で出す事は滅多にないので
FedExや宅急便の送り状は保管しています。
国内に普通郵便やメール便で送った時は
書類のコピーを残し、いつ誰に送ったかコピーとともに
残しておきます。
こんな感じで各自がすればいいことだと思います。

Answer 2

内容によります。
発信は、運輸業者のメール便を利用していますから、記録が残ります。
受信は、各部署で管理されます。
電子メールも、それぞれ、ファイルされ、USBメモリなどの順次保管されます。