議事録を書くのが苦手です。 私は会社で若手ということもあり、議事録係りを任されることがあるのですが、議事録が上手く書け…

Question

議事録を書くのが苦手です。
私は会社で若手ということもあり、議事録係りを任されることがあるのですが、議事録が上手く書けません。
まず会議の内容が理解できません。わからない専門用語、単語が多いわけでは無いですが、議論している人達の会話内容が理解出来ず、議事録に何を書けば良いかわかりません。また決定内容を議事録に書けば良いとよく聞きますが、それをどのように書けば良いか分からなくて（決定内容を理解出来ない時が多い）それでも議論は先へ進むので、どんどん議事録を書くのが遅れていきます。文字を早く書くこと自体は不安感はあまりありませんが。
ちなみに我が社では議事録は会議の場でホワイトボードで書く形式をとっており、会議後に議事録を作成するとか、ボイスレコードを使用してという方法は使えません。

それでも議事録を上手く書ける様になりたいので議事録を書くトレーニングを行いたいのですが、職場で議事録を書く経験を積む以外の方法で、何か良いトレーニング方法があればぜひ教えて下さい。よろしくお願いします。

Answer 1

トレーニング方法はいくつかあると思いますが、それなりに指向性が異なりますので、まずは、質問者様が仰る”上手く”とはどのようなものであるのかを自身で認識することから初めてください。

”まず会議の内容が理解できません。”から始まっているので、質問者様は会議の内容が分かりさえすれば議事録が書ける・・・と考えておられるのかな？ 購買担当（多くの業者を相手にする）や調整業務者（いろいろな業務間の調整をする）などの場合、自らの専門知識外の議論（打ち合わせ）を議事録に落とさなければならない場面は会社内で日常的にいくらでもありますので、会議の内容さえ分かれば議事録が書ける・・・と考えるのは若手の内だけと思ったほうが良いでしょう。

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では・・・、専門用語が分からない・・・ことに対するトレーニングは復習しかありません。議事録に記録された”わからない言葉”は先輩や上司に都度質問し理解していきましょう。”門前の小僧、習わぬ経を読む”の例えがあるように、数か月もすれば、専門用語は理解できるようになります。あせる必要は全くありません。

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議事録をうまく書く・・・ことに対するトレーニングですが、これにはいくつかあります。

① うまく書く＝早く書くという認識なら、速記を習え・・・とは言いませんが、とにかく早く書き取るトレーニングをすべきです。テレビから流れる音声を書き取る・・・等の方法があります。（書き取る内容や言葉を理解する必要はないです。）

② 過去の議事録をたくさん読み、議事録に対する目を肥やすことです。他人が書いた多くの議事録に目を通すうちに分かりやすい議事録とは何かを自身で知ることができます。議事録は会社の情報資産なので時間が立った時に読み返しても理解できることが極めて重要です。議事録を書く場合、”将来的にその議事録を誰かが必ず見る”ことを念頭において書くようにすることです。（議事録の書き方は、会社固有の社風で決まってしまっている面がありますが、10年後に自身が書いた議事録を自身で読み返しても、後輩に見られても理解できるものであること）

③ 現段階から議事録に限らず、書類上で使用する議事録上の書形式（起承転結の書き進め方、ですます調の統一など）は意識して自身のスタイルを作り上げることをお勧めします。上手い議事録を書く能力・・・は経験値や数値で上達比較ができません。（部長になったから上手い議事録が書けるようになる、10年経ったから上手い議事録が書けるようになる・・・と言うものではありません。） 字そのものの上達と同じく、ちょっとでも若いうちから意識して取り組まないと上達はあり得ないと心がけましょう。

長文にで失礼しました。 お仕事頑張ってください。

Answer 2

議事録を書くなんて簡単です。コツもないですし、経験も専門知識も不要です。
会議の最後に、「では議事録に残したいので、決定事項と保留事項について、誰が、いつまでに、何を、どうすることになったのか確認させてください」と申し入れて、それを書き取るといいでしょう。
もしそれが却下されるようなら、私にはできませんと辞退すればいいです。
それから、討議の途中でホワイトボードにいろいと書かれるのなら、それをデジカメ（あるいはスマホや携帯電話）で撮ればいいです。