メールの共用運用についてアドバイス願います。

Question

メールの共用運用についてアドバイス願います。客先からの問い合わせメールへの返信を、３人のメンバーの内の誰かがしなければなりません。

お互いがチェックし合う構造と誰が応対返信したか分かる仕組みにしておきたいのですが、
どの様に運用すればいいのでしょうか？

メールはＧメールを、情報の共有はサイボウズライブでやろうとしています。

Answer 1

何十種類もの異なるプロジェクトのメール対応を
あなたのようなルールでやっていたところで働いていました。

担当を決めておらず、手があいたものがやる・・・っていう
ルールしかないので、ひどかったです。

まず、メール対応ばかりやって、他の業務をしようとしないやつがでてくる。
まるで、私はメール対応でいそがしい・・・とばかり。
（お前がメール対応しなければ、他の人ができるのに、ゆずらないだけ 笑）

ってな感じです。

ついでに、皆の席で、同じメールを受け取れるようにしてあるも、
重複対応してしまいかねない。
各自が出した返信内容は、返信した担当者のメールにしか残らないので、
どう、対応したのかが、わからない。
それで、返信がどんどんちぐはぐになったり。（笑）

CCで自分たちのアドレスを設定し、返信内容が皆にもわかるようにはしてましたが、
それも、CCに自分たちのアドレスを入れ忘れるやつがでるとアウトでした。（笑）

サーバーから、同じメールをそれぞれのPCにひっぱってくる時に、
ある人にはメールが入り、ある人にはメールが入らないとか、
メールの受信がおちてしまうとか。
ひどい状況でした。

これを改善する為に、WEBメールのサーバーの中で、
対応すれば、皆、返信内容も、受信内容もリアルタイムで同じものがみれる。
けれど、これにも欠点があって、
同じメールサーバーに二重ログインして作業をすると、
それぞれの作業タイムラグで、画面更新すると、実は誰かがもう着手していた
ということもあるからです。

これの展開案で、フォルダを作成し、
誰かが着手中のメールは、一度、着手中のフォルダにメールを移動する。
着手していないメールだけが受信トレイに残っている状態にする

そして、対応処理済みになったら、対応処理済みのメールフォルダに移動させる

とか、同じ画面をWEB上でしても、重複対応しない工夫が必要です。

また、企業のシステムによっては、二重ログインを大勢の人がするので、
サーバーが重くなりすぎて、なかなかファイルが開かなくなったりとかもありました。

これまた、それを解決する為に、
独自システムを作ることも可能ですが、これは企業の予算にもよるでしょう。

メールが受信ボックスに入る
→メールの内容を自動的に、データベースに反映させる。

そこで、データベース上の案件を１件づつ処理する
→データベースの中で作ったメールが、自動メール送信される

という形のシステムを使ったりするところもあります。

が、ここまでシステムを用意できない小規模な企業の場合は、
皆で共有処理できるソフトウェアってのも、最近販売されています。

受信箱のメールを開いて、返信処理しようとした時、
誰かが同じことをしている場合、着手中とか、メッセージがでて、
重複処理できないようにできるWEBメールシステムとか。
そういうのがあるみたいですよ。

以前、知恵袋で、同じような悩みの相談をした時に、
それらのソフトのURLを教えてくれた人がおりまして、
かなり過去の質問だったので、回答を検索して出すのが難しいですが、
私の知恵袋の過去質問におそらくあります。

その時は、情シ部署に相談しても、何も対応案がなく、
かといって、部署ごとに勝手に外部ソフトをインストールすることも禁止の企業だったので、
何も改善されませんでしたが・・・。（笑）

が、これのせいで、異常に作業に時間がかかったり、
チェック項目が増えてしまったりして、爆発的に残業が多い企業でしたので、
逆に、業務改善しないことで、必要以上の人件費がかかりすぎになる場合だって
あるのです。

システム開発企業だったのですが、本当にシステムやなのか？
と思えるくらい、ひどいシステムしかなく、
まじで働いている人ほど、これに嫌気がさしてやめてしまい、
業務なんてどうでもいい、企業がどうなろうとしったこっちゃない。
無駄な残業ばかりして、どんどん自分の金がもうかればそれでいい
っていう人ばかりが残っているような職場でした。

なので、何年も前から業務に支障がでていても、
顧客から毎回苦情が殺到していようが、
誰も業務改善なんて、しようとしないので、顧客間でもそれは有名になりつつある。（笑）

法人の営業なんてのは、以前からの企業間のお付き合いで取引が決まることも多く、
どんなにひどい仕事をしていても、契約がなくならないから、こうなんだろうね。

個人相手の営業部署のほうが、その点、努力しないとすぐに成績にでるから
システムも進んでいることが多いのですよ。