某官庁の施設に委託常駐している運用系ＳＥです。 約700人規模のプロジェクトなのですが、頭を悩ませている件があり、 …

Question

某官庁の施設に委託常駐している運用系ＳＥです。
約700人規模のプロジェクトなのですが、頭を悩ませている件があり、
内部では良い案が出ないため、広く意見を求めたいと思います。内容ですが、施設内の利用ルールやモラルに関する規約があり、それらを各要員に遵守してもらいたいのですが、
思うように事が運びません。
要員全体へメールしたり、集会を開いて周知したりしているのですが、メールを見てもらえなかったり、話が伝わらず
ルールを守ってもらえない事があるのです。
長く常駐している要員については、概ね問題ないのですが、特にスポットで新規参入し、ある案件の構築の間だけ
常駐するなどの要員は、話が伝わりにくいです。
個人的には、口を酸っぱくしてもう飽きるほど周知するのですが、これ以上は口で何を言ってもキリがないなぁと感じています。
これについては、ペナルティを儲けるしかないかと思っているのですが、どう思いますか？
（部屋の掃除やセキュリティカードの一時没収など）
この件については、業務に従事する以前に最も基本的な事であり、熟知するべきだと思うのですが、
各自にそのような意識を持たせることが、非常に難しく感じています。

何か効率的な方法等、案がありましたらご教示下さい。
宜しくお願いします。

Answer 1

過去、製造業に従事していた者です。

製造部員は製品の据え付け時に客先に数ヶ月常駐するのですが、質問者様の相談内容と類似問題があり、顧客からクレームとペナルティを受けたことが多々あります。問題（客先からの指示を守らない）を起こすのは自社の社員、自社の請負業者です。

問題を起こす立場からの意見としては端的に客先（質問者様の立場）からのペナルティ付加が最も効果的です。
多くの事例で顧客側の動きを見ると下記①～④となります。

①ペナルティ付加を開始する前に、ペナルティを付加する、付加される組織等の権限階層を明確にし、誰の立場（プロジェクト管理者/プロジェクト責任者）、どの立場（職位）がペナルティの是非、ぺナルティの内容を決定し、誰に対し付加するか等が明確になっている。

②下位の立場（業者、下請業者等）に対しては必ずぺナルティ付加に対する現場責任者を明確化するように通達する。

③ペナルティ対象行動とそのペナルティ内容が随所に張り出されている。ペナルティ付加者名(一般的には客先の総務部長名）も明記されている。顧客（質問者様の場合は施設の管理者になりますね）が実施する安全衛生教育においてもペナルティ対象行動等が説明されます。

④ペナルティの多くは違反者の属する組織全員の入構証の取り上げ（入構証が取り上げられても、毎回、受付で臨時入構証を発行して貰えば入構は可能、但し、毎回、入構までに時間と手間が掛かる）です。
始末書の提出（問題を起こした者が作成）と改善計画書（問題を起こした者が所属する組織（会社）の経営者が作成）の提出を以ってペナルティを解除。

実際に一度でもペナルティが下されると、関係業者内で噂になってしまうので、波及効果は絶大です。
（当然、ぺナルティは実業務に影響しない範囲で重くする等の考慮が必要と思います・・・）

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ペナルティを付加する側と付加される側の力関係（組織の大きさ等）も影響しますが、上記まではモラル判定で実行可能と考えられます。但し、ペナルティ付加により、実作業に遅れが出る（要は大きなお金に関係する）等が発生した場合、話の流れによっては会社対会社で揉めることも予想されますので、念の為、委託常駐の契約内に質問者様の立場が委託依頼先（官庁施設？）からプロジェクト作業における管理権限を与えられているか（ペナルティ付加の権限等を与えられているか）を再確認する必要はあるでしょう。もし、明確化されていなければ、委託依頼先（官庁施設？）と協議し、委託依頼先と覚書を締結することをお勧めします。

製造業の場合、購買契約、覚書等により、”妥当な理由に基づく（顧客の）指示に従わなかった場合、契約を取消すことが出来る。問題が発生した場合は双方、建設的に協議し解決する。”等の文面が入っています。

Answer 2

定期的に１０問程度の確認テストを行う。問題は守ってほしいところやミスしがちな決まりについて重点的に。配布してるルールを参照するのは可（確認テストが目的ではなく、資料をくまなく読んでもらうことが目的）例えば３回連続で８問以上正解で確認テストの義務がなくなる。テスト不合格の場合は再提出。

みたいなのはどうですか？ 個人情報保護法のプライバシーマークについての社内教育はだいたいこんな感じで実施されてます（期間は半年か１年に１回ぐらいで、合格しようが不合格だろうがテストの義務がなくなることはないです）