引継ぎ業務の仕方について（長文で申し訳ありません）

Question

引継ぎ業務の仕方について（長文で申し訳ありません）9月初旬より産前産後・育児休業に入ります。
私のやっている仕事（経理業務・総務業務・営業アシスタント）を
今月から2ヶ月かけて引き継いでもらう事になりました。
経理業務・総務業務は母親ぐらいの年齢の女性（Aさん）へ、
営業アシスタントまではAさんは引き継げないとの理由で、週2ペースで派遣さんに来てもらうことになりました。
派遣さんは今募集中で、営業アシスタント業務はさほど難しいものではないので1ヶ月
（と行っても週2ペース出勤なので約8日程度の引継ぎ）で問題なさそうなのですが、
経理業務・総務業務を引き継いでもらうAさんに不安を感じています。

経理業務経験はさわり程度、Aさんの今の業務は私の仕事を
引き継ぐので半分ぐらい別の方に引き継いでいるので、Aさんの仕事自体は忙しくありません。

いざ経理業務を先に7月より引継ぎ業務しているのですが、
1ヶ月サイクルの業務中、もう月の半ばなのに1/3も出来ていません。
引継ぎの仕方は、私の仕事を30ページ程のマニュアルを作成し
業務の流れを見てもらうのに一旦目を通してもらいました。
その後、そのマニュアルを元に口頭で補足しながら経理ソフトで業務を教えているですが・・・
私の教え方が悪いのか、なかなか理解してもらえません。

教えるときにマニュアルを持って来なかったり、口頭で補足している部分のメモもしません。
何度か「ここはマニュアルに載ってなく、大事な部分なのでメモしておいた方がいいですよ」と言っているのですが
その時はメモをしても業務をする時に、自分でメモしたマニュアルを見ず口頭で何度も聞いてきます。
やんわりとここにメモが書いてありますよと伝えているのですが、なかなか思うように進みません。
なかなか積極的に業務を覚えて貰えなく、このままでは1ヶ月のサイクルが今月中に終わりそうにありません。

私自身も引継ぎ業務をするのが初めてなので、Aさんの理解に不安を覚えて焦るばかりです。
まだ引き継いで業務1回目なのでAさんが覚えるの大変なのは解ります。
（私も経理業務の前任者から半月のみの引継ぎでとても苦労した覚えがありますので）

引継ぎ業務のやり方に問題はありますでしょうか？いい引継ぎ業務の仕方がありましたらご教授下さい。
相手に物を教えるって事はとても大変な事ですね・・・

長文のでしたが最後まで読んで頂きありがとうございました。

Answer 1

マニュアルの存在価値は「見れば（ある程度のレベルまでは）自力で出来る」事にあると思っています。
今の状況だと「貴方に聞けばすぐ分かる＝マニュアルの存在が（今は）不要」と言えます。

「聞かれたら答える」というのは、「即時解決」という意味ではプラスです。
ですが、「その人個人の能力アップになるのか？」と言えばそうでは無い場合もあります。
例え、貴方が傍に居ても「マニュアルと教えて貰った事を活かして、自分でどうにか考えてみる」のも必要でしょう。

貴方のやり方（マニュアル作成）が間違っているとは思いませんが、酷な言い方をすると「貴方が傍に居て教える限り、その人はマニュアルよりも貴方を利用する」でしょう。貴方に聞けば「自分で考えなくて良い」からです。

「時間が無い」事を強調する意味で、「マニュアルを使用して業務をさせる＝貴方は手・口を出さない」事も必要だと思います。
若しくは今からでも遅くは無いので「A業務についての引き継ぎは○か月の予定です。それを過ぎればB業務の引き継ぎを始めまると同時に、A業務については私は一切関われないので今の内に一緒に頑張りましょう。」と明確な期日を設けて緊張感を持たせるのもアリと思います。

Answer 2

なるべくその方に実際に仕事をさせる様に
した方が良いです。
質問きたら、マニュアルの何ページに書いてる、
と教えてあげる方法。
頭で分ってても、実際にやる時に困る事って
結構ありますからね。
自分でやったら簡単な事でも、あえて
仕事をしてもらう、って言う姿勢でいきましょう。

あと上司には週一くらいで進捗報告をお勧めします。
本当に手に追えない場合、他の方にもフォローを
お願いする可能性もありますからね。

毎日暑いですが、体調には気をつけて下さいませ。

Answer 3

大まかには間違っていないと思います。
ただ、マニュアルって「見れば分かる」物であるべきだと思います。マニュアルに書いていないけれど重要…っていうのは、マニュアルとしては欠陥ですよ。
私が思うマニュアルは、きちんと必要なことが網羅されていること。そこからメモを取る意味というのは、このようにすればマニュアルより早く処理できる…等の、できたら便利！っていう知恵なんだと思います。さらに自分が間違ってしまいそうなことをポイント書きする。
若い勘所の良い方に教えるのではなければ、猿が見ても分かるものを目指す気持ちで作った方が良いと思います。これは自己防衛のためです。あなたがきちんと引き継がなかったと思われることを避けるためです。
誰かが見た時に細かく書いていれば、引継を受けた側の能力の問題だと思われますよ。
あと、どうしてもメモしてもらいたい場合は、メモする時間を与えましょう。マニュアルを持って来ないようなら、処理するパソコンの前に必ず１冊マニュアルを置いておきます。
きちんと理解できたかチェックするために、来月は自分でしてもらい、あなたはチェックするだけにしましょう。尋ねてきた場合もマニュアルを見てもらい、自分で探すようにしましょう。
あと、はかどっていないことはきちんと上司に報告しておく方が良いですよ。

Answer 4

問題有りません。

あなたとの考え方の違いでしょう。

本番前からアクセル全開を試して行く人も居れば本領は本番から力を出すが猶予期間はアイドリングしながら自分ペースで準備を整える人も多いです。

職員Ａさんは後者でしょう。

あと一月後にはあなたがいなくなる事は確定しているのですから自覚は有ります。

慣れてしまった二人三脚を一人ペースに持って行くのにも時間はかかります。

最後の最後までアイドリングの姿だけしか見えなくても一人に成ればそれなりにこなして行くでしょう。

今回はマニュアルも有るわけですから困っても解決には辿り着けます。

【もう一月しかない】では無く【あと一月も有る】と考え、

あなた自信も少しづつゆとりを増やして行きましょう。

母子共に健康な出産で有る事をお祈りしています。

新しい命、
生まれて来る赤ちゃんが楽しみですね。
(^_-)-☆