ひっきりなしに掛かってくる電話への対処法。 電話の処理中に電話が掛かってくるとパニックになってしまいます。 皆さ…

Question

ひっきりなしに掛かってくる電話への対処法。

電話の処理中に電話が掛かってくるとパニックになってしまいます。
皆さんどうしているんでしょう。

Answer 1

１人しかいないのですから、自分が応対中なのであれば仕方ありません。
そのときは開き直ってます。だっていくつもの電話に出られませんし、応対中の電話を中途半端にしては、余分な対応が増える可能性があるからです。ここはひとつひとつの仕事をこなす以外にないと思います。
人数が足りないというのはあると思いますが、人材を増やすも減らすも、会社側が決めることですからね。１社員は我慢するしかないでしょうね。

Answer 2

わたしの部署も、ひっきりなしに電話がかかってきます。

質問者さんは電話の処理中に何をされているのかわかりませんが、
わたしは、会社の電話に録音機能を取り付けてもらって
不鮮明な部分は、電話がおさまったら聞き直しています。

また、録音だけに頼らず電話を受けながら
ＰＣのメモ帳とかに話したことを記入してます。
話すパターンが決まっているなら、話す内容をＥＭＩ辞書に登録しておいて
単語で呼び出せるようにしています。
①相手の名前：
②着信番号：
③あて先：
④回答したこと：
・Ａと聞かれたらたＢと答える
・Ｂと聞かれたらマニュアルＰ110を案内する
↑のように登録してます。
回答を探してあわあわ焦る必要もなくなるし、記入したことをそのまま印刷して
担当者に持っていくなり、自分で保管するなりとっても楽ですよ。