【至急】秘書業務について。30歳派遣社員です。 今月から役員秘書を任されることになりました。

Question

【至急】秘書業務について。30歳派遣社員です。 今月から役員秘書を任されることになりました。 取引先、社内の秘書さんとのスケジュール調整・お茶出し等が主な業務なのですが…経験が全くなく、前の秘書さんとの引き継ぎ期間もなかったのでメールの返信１つでも戸惑っています。（昨日も取引先の社長さんからお誘いのメールを頂き、返信文に困りました）

秘書業務のご経験がある方で、参考になった本（基礎）があれば教えて下さいm(_ _)m
また、これは大切！な事も教えて頂けると嬉しいです。

Answer 1

３０代です。
大学卒業後、最近まで役員秘書をしていました。
かなりのスーパーハードスケジュールで
海外国内問わずの勤務でした。
妊娠をきっかけに最近、退職した者です。
大手や中小大規模にもよりますが
ズバリ言うなら
「役員のママ」ですね。
役員のほぼ、一から十までを把握しておく必要があります。
本人のスケジュール管理は絶対的ですね。
見落としやミスがあると大変な状況になります。
下手すれば、即使えない女と言う事でその場で
クビというパターンもありです。
本人の趣味、嗜好、お気に入り、センス、癖、性格などなど
１００％把握しておく必要があります。
本人は自分のことを理解していると思っているので
秘書に何から何まで頼ってくることが多いです。そこで
知らないじゃすまされませんから・・・
これも仕事の一つです。
役員の奥さんやご家族よりも色々と
本人のことを把握する必要があるかもしれません。
仕事は勿論ですが本人のプライベートにも
秘書が同行、秘書が必要となる場合も多いです。
（例・恋愛関係、不倫関係がメインかな）
食事、パーティ、ゴルフ、取引、接待交際等も頻繁にあるかと思います。
土日祝日は日常茶飯事に出勤しなければならないかも(泣）
ゴルフも知らないじゃ済まされません。
一に勉強、二に勉強ですよ・・・
あと、秘書は会社の華（先輩の伝統的な言葉です)と言いますから
かなる自分磨きが必要となってきます。
秘書は容姿端麗が第一条件ということで自分投資が必要です。
教養もかなり必要ですね・・・
コミュニケーション力も必要。
秘書で大きな取引が決まる場合があります。
様々な方々と接する機会が非常の多くなります。
有名無名、著名な方、気難しい方、セクハラ丸出しの方などなど
千差万別で、すべての方々と上手く自分を引き出し対応する力を
必要とされます。
又、秘書の対応の仕方ひとつで大きな取引などが駄目になる場合があります。

又、秘書はビッグマネーが突然、転がってくる場合があります。
これはご褒美として受け取りましょう。

又、役員秘書はいろいろな方々から様々なお誘いが頻繁です。
こちらは食事。飲みに行く、デート以外にも旅行や体の関係を求めてくる場合もあります。
上手くスル―する必要があります・・・
様々な人から恋愛感情を求められる時もあります。
こちらも上手くスル―しましょう・・・・
やはり、秘書は常に見られていますし、チェックされています。

秘書は仕事以外にも大変ですから。
参考になった本ですか・・・？
う～ん、質問にお答えされている方もおっしゃっていますが
秘書検定の本が基礎の基礎ですね・・・
でも、マナーの本が一番役に立つと思います。
女性としてのマナーというか当たり前のことと言うか・・・
メールの方法などの本とかね・・・

毎日のスーツにもお金が掛かりますよ。これは覚悟してね。
それとも会社指定のものかな？
自分を美しくということで
投資が絶対必要です。

ガッツで役員から最も信頼される秘書になってね！
応援してます。

Answer 2

やっぱり気が利くことでしょうか。

うちの秘書さんは、あまり気が利かないので、役員があきれてて…

例)会食に出発する時間になって地図を検索しだす→出発に間に合わず叱られる。

お客さまにイベント会場を尋ねられる→ネットで検索してくださいと言い放つ。

客先の地図を役員に渡す→旧営業所の地図で、アポイントメントに遅刻。

などなど武勇伝がたくさんあります。

それでもなんとかつとまってる(？)ので、質問者さんのように、どうしたらよい仕事ができるか考えていらっしゃるなら大丈夫ですよ、頑張ってくださいね。

Answer 3

しいて言うなら秘書検定の本かな？
秘書の多くが取得を目指すのが秘書検定だと、
上場企業の社長秘書が言ってました。

その人から教えていただいたのは、沢山あるのですが、
社長の好みをキチンと理解する事と言ってました。
その社長が好きな言葉や文章の作り方があるので、
それを真似するように、と。

前任の残したメールや文章などを読み返しておきましょう。