購買業務について教えてください。 工場の引越しと共に新しく部署を変わり、購買業務に就くことになったのですが、 なにを…

Question

購買業務について教えてください。
工場の引越しと共に新しく部署を変わり、購買業務に就くことになったのですが、
なにをどうしたらいいのかわかりません。購買の前任者も退職し（元々１名だけでやってました）、それから
１週間から１０日ぐらいの期間をおき、会社の引越しがあり、その際になのか
元々ないのか、前任者の使用していた資料や帳面などがなく、
教えてくれる人もなく、なにをどうしたらいいのかわかりません
（なにもなしのゼロの状態から始める感じです）。
とりあえずやろうとしていることは、ネジやナットなどの在庫帳の作成なのですが、
それはそれで種類がかなりあり、どこから手をつけたらいいのかわかりません。
使用する購入部品の一覧は一応あるのですが、加工が終了したら
（物を使用したら）そのように表示される、というわけでもなく
その物が終わっているのか、これからなのか、今加工中なのかなども
わからない為、購入部品をいくつ注文したらいいのかもわかりません。
購入部品を注文するところも、いくらで購入していたのかも
まったくわからない状態です。
他、購買業務はなにをしたらいいのかもわかりません。
そんな感じでかれこれ２ヶ月近く過ぎてしまい、会社の役になっていない状態です。
（というか足を引っ張っている）。
私が私生活であちこちの店の価格比べをしたり、節約したりしているのをしり、
会社で購買業務を頼まれたのですが、私が購買になってから逆に買掛けが
だいぶ増えてしまいました。
せっかく期待してくださった会社の役に立つ為にも、購買業務のノウハウ（？）を
教えてください。
よろしくお願い致します。

Answer 1

購買業務とは、「必要な部材を」「必要なときに」「問題ない品質で」「適正の価格で」「安定的に入手する」仕事です。
工場ということですので、製造業だと思いますが、通常は営業が仕事をとってきたときに「内示」でいつごろ、どんな製品を脚にうるという情報が流れ、その製品をつくるには、いつまでに何をいくつ発注するかを考えなくてはいけません。そして、「内示」という心積もりから「確定発注」をもらうと、すぐに手配しなくてはなりません。遅れれば約束の日に客にわたせません。これらの仕事とは「生産管理」と言って、工場の生産管理もしくは日程管理という部署の人がするはずです。
購買は、最初にその部品の発注が必要になったとき、最も適した仕入先へ見積もりを依頼し、価格交渉をして価格を決定します。その時、材料費、加工費、型費にわけて管理し、材料費は建値と所要量を分けて管理し、例えば鉄やアルミなどは相場がありますので、相場の変動に合わせて高くしたり、安くしたりします。もちろん、建値を契約で一定期間固定することもできます。
所要量は、建値変更による価格変動の影響を調べるために必要です。加工費は数量増で安くしてもらったり、年々習熟して作業が早くなる分を安くしてもらうために価格改定をします。型費はその妥当性と、寿命ショット数を考えて大量生産品については金型更新にそなえなくてはいけません。そのためには、部品の作り方を勉強しなくてはいけません。また、ＩＥやＶＥの勉強をして図面がへたな技術に書き換えるように促さなくてはいけません。また、新規の仕入先と取引するには、その会社の信用調査をして、発注する上限を決めたり、定期的に経営状態をチェックして、倒産したときに別の仕入先に発注を代えられるようにする必要があります。なお、AMAZONで｢購買」「調達」というキーワードで検索をかければ、購買の本はいくつもみつかると思います。