仕事（商談）でお客様先に伺い、お客様会議室にあるモニターをお借りして 資料を説明することが多いのですが、もう少し段取り…

Question

仕事（商談）でお客様先に伺い、お客様会議室にあるモニターをお借りして
資料を説明することが多いのですが、もう少し段取りよく対応したいです。

【訪問先での流れ】
1.会議室に入る2.PC、タブレットを机に出す
3.名刺交換
4.冒頭のご挨拶（口頭）
5.タブレットからお客様モニターに資料を投影し、説明

「4.冒頭の挨拶（口頭）」について、他の方が話してくれれば、
私はその間に、PC、タブレットをネット接続して、
お客様のモニターにつなげる準備ができるのですが、
私自身が冒頭の挨拶をしないといけない場合は、
私が話した後にPC、タブレットの準備をすることになるため、
その間お客様を待たせてしまい、非常に段取りが悪いです。
準備をしながら間を埋める会話ができればいいのですが、
私は不器用なので、二つのことを同時にはすることは難しいです。

※会社のPC、タブレットはリモートデスクトップなので
オフラインでは何も使えない状況です。またモバイルルーターはないため
いつも携帯からのテザリングです。

訪問前にテザリングをしとけばという話もあるかと思いますが
会議室までのエレベーター移動中にテザリングが切れてしまったり、
PCの電源が切れてしまったりといまいちです。
（PCの画面を開きっぱなしでエレベーターに乗ればいいのかもですが、
なかなかそうにはいかないです。。）

また投影する資料は膨大であり、参加者も多いため、
紙の資料を持っていくことは難しいです。

みなさん、何か段取り良く対応できる知恵をお持ちでしょうか。

Answer 1

訪問先での商談の段取りをスムーズにするためのいくつかのアプローチを考えました。特に、冒頭の挨拶と資料の準備を同時に行うことが難しいという点に関して、いくつかの工夫を取り入れることで改善できるかもしれません。

1. 挨拶と資料準備のタイミングを分ける
冒頭の挨拶を簡潔にする： 挨拶を短く簡潔にし、準備が整う前にお客様に簡単に「本日はお時間をいただき、ありがとうございます。少々お待ちいただければ、すぐに資料をお見せいたします。」と言って、準備に取りかかる時間を作ります。
準備が終わったら本格的に話し始める： 例えば、タブレットやPCの準備が整った段階で、改めて本題に入るようにします。これにより、お客様を待たせてしまう時間が最小限になります。
2. 事前準備を最大限活用する
テザリングの事前準備： エレベーター移動中に切れるという問題があるので、会議室の直前に一度テザリングをオンにして、PCとタブレットの接続をあらかじめ完了させておくことが理想的です。もし会議室が広く、移動が長い場合は、可能な限り移動前に接続を確認しておくとよいでしょう。
オフラインでも開ける資料を事前に準備： オフラインで開ける資料（PDFなど）を予めダウンロードしておき、もし接続に問題があった場合でも資料を見せられるように準備しておくと、トラブルを避けることができます。
3. 別の人に挨拶を担当してもらう
同席者に協力してもらう： 冒頭の挨拶を他の方に担当してもらい、その間に自分はPCやタブレットの準備をすることができれば、効率よく時間を使えます。この場合、事前に「挨拶をお願いできますか？」と確認しておきます。
4. 投影の自動化を検討
資料投影用のリモート操作アプリ： 資料を投影する際に、リモートで操作できるアプリ（例えば、PCからスマートフォンで操作するアプリ）を活用すると、会議室で投影準備をしている間に資料を順次表示できるため、無駄な待機時間を減らせます。
5. オフラインでも簡単に表示できる資料のバックアップを持つ
クラウドやUSBにバックアップを： インターネット接続が不安定な場合に備え、資料をクラウドやUSBメモリに保存しておき、接続がうまくいかないときでも資料を直接モニターに映せるようにする方法もあります。
6. お客様を待たせる間の会話
軽い雑談を用意しておく： 接続の準備中、例えば「お仕事の進捗はいかがですか？」や「最近のニュースで何か面白い話題はありましたか？」などの軽い雑談をしておくことで、無駄な空気を作らず、お客様に待っていただいている感じを和らげることができます。
以上の方法を試して、少しでもスムーズに商談が進むように工夫してみてください。事前準備を徹底し、無駄な待機時間を減らすことが鍵です。

Answer 2

まず行く要員は、質問者さん１人なの複数人なの？ 情報記載不足。
とりあえず１人で回す前提で。

冒頭の挨拶要ります？ 30秒あれば充分ですよね。
どっちかと言えばアジェンダ案をA4両面1枚くらいの印刷資料にして
「アジェンダを些末ながら作成して参りましたので宜しくお願い致します」
と渡せば３分やそこらすぐに時間潰せて、その間に機器準備出来ませんか？

最近のPCならレジュームですぐ復帰できるし、エレベータ乗る間であれば通信も途絶えてもタイムアウトして切断しない設定可能じゃないですかね。
携帯とのテザリングは元々微妙ですよ。
もし会議室が建屋の奥まった場所なら携帯の電波届かないですよね。
中継機あるとしても帯域違うと困るんじゃないかな。
客先で携帯テザリングするのであれば、客先のWifiに負けたり客先Wifiを妨害しないために、USBテザリングにすべきだと覆いますけどね。
その方がセキュリティ的にも漏洩しにくいかと。