事務職の者です。 私の会社は成果主義みたいなところがあります。

Question

事務職の者です。
私の会社は成果主義みたいなところがあります。うまく仕事をやる、期日どおりに進める、などはできて当たり前のことで、「じゃあどうやったらもっとうまくやれる？」を考えないと良い評価はされません。
そういうネクストアクション的な意識がバックオフィスにも根付いてるのがいいなと思い入社したのですが、いざ入社してみたら常に考えてなくてはダメで少し疲れてしまいました。

考えるのは好きなのですが、得意ではなかったかもしれません。
また私はじっくり考えたいタイプのようで、作業と同時に考えるのが苦手です。
他の人も私と同じく作業タスクがあるのに、いつも改善策を考えていてすごいなと思います…。
このままではメンタルに限界がくるか、なんとか慣れるか、諦めるか、どれが早いかという状況です。

事務職に限らず、色々改善に努めながら働いている方にお伺いしたいです。
忙しいなかどのように「よりよくする」をやっていますか？
軽微な改善はできていると思うのですが(資料を整理するとかマニュアル作るとか)、周りが期待するような大きい改革は全然できなくて…。
頑張ってるつもりのことも足りてないと指摘されたり、少々キツくなってきてしまいました…が、もうちょっと上手くやりたいです。
何かポイントなどあればぜひ教えてください。

Answer 1

元来、バックオフィス型の仕事に成果主義は向いてない。アウトプットが分かりにくい。故に、年功序列や職場に長くいる人の方が有利になりやすい。逆にいうと、時間が全てを解決するところはあります。

考え方としては、完璧主義的にならないこと。最善主義を尽くすことです。とにかく安定して長期間働いていると、自然に価値はあがります。

プラスアルファでやるとすれば、やっぱり資格。
財務、経理、法務、すべて資格があるのは、バックオフィス型の仕事の強みです。

Answer 2

物事を整理するような思考(論理的思考？)は得意でも、アイデアや自由な発想を得るのは苦手なタイプですかね。
もしそうなら私もそうなので共感できます。私なりに思ったやり方を以下記載します。
事務職でないのでズレている部分もあるかもしれませんが、そこはご容赦ください。

【改善策立案の手順と、それをいつやるか】
通常業務の実作業中に改善案の内容まで考えるのはさすがに無理だと思います。
単純作業ならともかく、普通は実作業の効率と品質が落ちます。

改善策立案の手順が
・①課題発掘>②課題選別>③原因特定>④原因解消策(=改善策)立案
と仮にするなら、通常業務の中では「①課題発掘」だけ並行させるべきでしょう。

具体的には、まず業務中は実作業をしながら、何かその進め方に引っかかるポイントがあったらメモをする。忘れちゃうので。
その後「しっかり改善策を考える時間」を確保し、たまったメモを見ながら「②課題選別(取り掛かる課題を設定)」をし、その後③・④をその時間で考える、という流れが良いかと。

【①課題発掘 のコツ】
まず直上で言った「業務中にメモを取る」について。
意識してほしいのは、「ここどうにかならないかな」「ここ変だな」という引っ掛かりが少しでもあったら、迷わずすべてメモをすることです。

以下のような迷いは全て無視してください。
・「これは大したことない課題だな」
・「これは解決できそうにないな」
・「これは他の人が取り組んでる課題だな」
どの課題に取り組むかは「②課題選別」で改めて考えればよいことです。ただでさえなけなしのアイデアを取りこぼすのはもったいないですし、無理なアイデアならちょっと腰を据えて1度考えてみて「これは無理」としっかり判断しておくのも良い事です。
これは良くブレストとかで「発散と収束」なんて言われる考え方ですね。アイデアを探すときは、まずどれだけしょうもないものも吐き出して拾いきる。これが肝要です。

【①課題発掘 が上手くいかないとき】
①課題発掘で業務中にメモを取っても、どう考えても改善策まで繋がるものが見つからないときは、もう発想力勝負で行くのは諦めるしかありません。
(メモは引き続き意地でも取り続けてほしいですが、直近の改善策のための課題は別手法で見つけるしかない)

2つほど思いついた方法を記載します。いずれも「業務の片手間でメモを取っておく」よりも手間と時間がかかる、しっかり時間を確保して考える必要のあるものですが。

<A. 業務プロセスを整理>
ご自身の部署の業務の手順を徹底的に分解・整理して書き出してみましょう。
実業務中は格別意識していなかった事柄も活字化して整理できるので、得られなかったアイデアを得ることができます。
具体的にどう整理するかは業務内容にもよるので難しいですが、一つコツがあるとすれば「自分・自部署の作業だけでなく、関係者の業務も関係する範囲で整理する」ことでしょうか。
業務の流れを一貫して見て初めて見つかる課題もあります。

<B. 他者や他社との比較>
私が具体的な業務内容を存じ上げないので、そもそも可能かわかりませんが、
他の社員さんや他部署・他社の業務の進め方とご自身の業務の進め方を比較してみるというのも手です。
やり方に違いがあれば、「どっちの進め方の方が良いのか」「進め方の違いは何からくるのか」とか考えていると取っ掛かりになることがあります。

他社の業務事例を得るのは大分難しいですが…もしお知り合いとかが居れば。

【最終手段】
通常業務も改善策立案も上手い社員さんとタッグを組む(弟子入りする？)みたいなのもありかもしれませんね。
「改善策の立て方を教えてください！」だと相手方にメリットがなさすぎるので、業務外に一緒に改善策を考える時間を週1や隔週で1~2時間用意し、一緒に上記②~④をやってみましょう。
その方のやり方を真似したりコツを聞いていけば、早く上達するかもしれません。

ただし、お願いして組ませてもらう立場なので、実際に手を動かしたり宿題として検討してきたりする際には、率先して自分がやる・相手方をなるべく楽にする覚悟を持ってください。それで初めて相手方とのWin-Winになります。

Answer 3

私がやってる(というか無意識にやってた、後になって自覚した)ことは、「自分がやってる仕事をプログラム化して自分を動かす」って事です。
行動をプログラム化すると脳内メモリが空くので、その空いたメモリで考えるって感じです。

Answer 4

自分でおかしいと思う事無いですか？

大企業の一般職でも事務改善の提案とか
有ります

仕事をしてる中で気づいた事とか！
日常の中でもっと便利に出来ないかとか！

毎日考える事はないですが
何事も、気付かないとダメです
仕事を淡々としていては何も思いつきません