マルチタスクが苦手です。 私は事務員で1人配置です。マルチタスクが苦手なのですがどうしてもしないといけない状況にあります…

Question

マルチタスクが苦手です。
私は事務員で1人配置です。マルチタスクが苦手なのですがどうしてもしないといけない状況にあります。
苦手を少しでもなくせるような方法はありますでしょうか

Answer 1

人間はマルチタスクが苦手であるというのは近年の研究で科学的証明されています。
かつては、女性は女性脳を持ち、男性は男性脳を持ち、女性はマルチタスク型、男性はシングルタスク型だとか、女性は言語能力に優れる一方で、空間認識能力は低い、男性はその逆だなどと言われてきましたが、それらも前提となる条件設定に公平性がなかったなどの理由で、実際には有意な差が見られなかったことが明らかになっています。

話を戻すと、仕事上、マルチタスクを求められることは多いと思いますが、苦手な人はその注意配分や先読みが苦手であることが多いです。
事務員ということであれば、いわゆるルーチンワークが相対的に多いと思います。そこで、まずは１日の中でルーチンワークをどのような手順でどのくらいの時間で終わらせるかを何度もシミュレートしてみましょう。
そして、そのルーチンワークに対して、他の仕事が割り込んだ時に、どのルーチンワークを後回しにできるのかを瞬時に見極められるようにします。また、割り込み業務が発生した時に備えて、あらかじめルーチンワークの中でも時間が掛かるものを優先的に終わらせるなどの対策をしておく。

繰り返すようですが、人間は基本的にマルチタスクができない動物です。複数の業務が輻輳した時には、どれかを優先してどれかを後回しにするしかないのです。
そして、その時に必要になるのが注意配分です。どんなに業務が輻輳してもルーチンワークはやらないわけにはいかない。しかし、ルーチンワークは日頃からやっている業務ですから、それほど注意を払わなくてもこなせるはずです。一方で割り込みの業務はしっかり注意力をもってあたらないとミスも多くなってしまう。

一見するとマルチタスクに長けているように見える人は、ほぼ例外なく先読み力が高いですし、注意配分も適正に行えています。
どんな人でも訓練すればこれらの能力は身に付きますから、まずはルーチンワークごとにどのくらいの時間が掛かるのかをメモしてみましょう。それによってルーチンワークに掛かる時間が算出できれば、割り込み業務が発生しても焦ることがなくなります。
あと、絶対にやってはいけないのは一つの作業を中途半端にした状態で次の作業に入ってしまうこと。電話番のように、どうしてもすぐに対応しなければならない場合は別ですが、それ以外のものについては割り込み業務であっても、かならず直前にやっていた業務について一区切りつけられる状態になってから中断するようにしましょう。中途半端な状態で次の作業に入ると元の作業に戻った時にどこから再開したらよいのか判別しにくくなり、心理的に追い詰められる原因となります。

Answer 2

具体的な状況に対して、解決策を考えたらどうでしょう。