職場の事務員が融通効かなすぎて困っています。 人柄はとても良い人で色々話しやすい人ではあるのですが、融通が効きません。

Question

職場の事務員が融通効かなすぎて困っています。
人柄はとても良い人で色々話しやすい人ではあるのですが、融通が効きません。事務手続きについて、通常とは一部異なる状況である旨を相談した上で、了承して対応してくれるようなのでそのまま任せていると、「やはりルール上は...」と流れをひっくり返してくることが度々あります。

想定外のことが生じたり、会社へ影響はない程度のミスが生じた場合など、ルールにがんじがらめでは進められないこともあります。支障が出る内容であれば全力でこちらも対応するのですが、例えば、ルールに全て忠実に従うと取引先を巻き込んで書類を1から作り直さないといけないような状況になった場合、会社や取引先に影響・損害が全く出ない内容であれば、時間制約も考慮して、処理が最低限で済むように上手く調整してくれる人もいます。一方、私がお世話になっている事務員さんは、何か相談すると話は聞いてくれるのですが、毎度部署のトップやその他の事務員さんに相談しているようで、結局ルール通りにしてもらわないと困りますので時間がかかっても作り直してください。みたいな流れになります。

先方とのやりとりにトラブルが生じたり、部下の確認ミスだったり、事務員さんのせいでないので確かに「ルールに従ってください」と言われるのは間違っていないと思うのですが、案件の進行に大きな問題が生じるので...と言ってもなかなか理解してもらえません。
冷たくあしらわれるというよりは、その時は真摯に話を聞いてくれて申し訳なさそうにするのですが、自分で最大限上手く処理をしようとはしてくれません...。ちなみに事務員さんは10年以上努めていて、様々な事務処理に携わっているベテランさんです。

ルールとは違うやり方で進めて貰うことになるので、褒められたやり方じゃないかもしれませんが、犯罪に手を貸してもらうわけではないし (重ねてになりますが、例えばそれが事務員の上司にバレたとしても、会社へ損害が出るレベルの話ではないです...)、犯罪に手を染めてもらうわけじゃないのでこちらの状況や意図を理解してほしいなぁと思う次第です。

愚痴みたいになってしまいましたが、皆さまのご経験談などお聞かせ頂けると幸いです。

Answer 1

下っ端同士での話し合いは不毛なので、上司、部長、社長に確認すれば終わりですよ。

ルールに従うのは当たり前です。個人的に責任が取れない正しい判断。

あなたの部署の上司から、事務の上司に掛け合って貰って下さい。

だろうの判断の行動は見えていない箇所に飛び火するので、有識者からの意見を聞いてみて下さい。