新卒公務員です。 起案における文書の誤字脱字について改善策をお聞きしたいです。 閲覧ありがとうございます。

Question

新卒公務員です。

起案における文書の誤字脱字について改善策をお聞きしたいです。

閲覧ありがとうございます。入庁してから2ヶ月たち、日々慣れない業務に取り組んでいるのですが、起案における誤字脱字や添付資料を前年度のものにしてしまったりと洒落にならないミスが目立ちます。

現在はOJTトレーナーに見せる前に修正したりと何とかやってきていますが、このままでは来月中に不備のある文書を上に上げてしまう可能性が高いと考えています。

同じ係の人間は当たり前のように不備なく決裁を通していますし、新卒入庁の今頃には当たり前のように不備なく文書を通していたのでしょうか。もう2ヶ月にもなるのにあまりにも出来が悪すぎて不安になります。

そこで質問なのですが、誤字脱字、添付資料ミスをなくすためにはどうすれば良いでしょうか。闇雲にダブルチェック、トリプルチェックを増やしても際限がなく効率が悪いと考えています。

ダブルチェック、トリプルチェックをするにしても何が意識して取り組むべきことはないでしょうか。回答よろしくお願いいたします。

Answer 1

現役公務員です。
まだまだ慣れない仕事で大変な毎日かと思います。
誤字脱字は何年経ってもしっかりと何度もチェックしないと気づきにくいものですね。
ワードなどで作成する場合は、文章校正や校閲などの機能を使って機械的に添削してみるとかを先ずは試してみてはどうですか。
あとは、起案の手引きや正しい行政文書の書き方などのマニュアル類があれば良いのですが、なければ図書館などにも公文書の書き方に関する本がありますので、一読してみるのも良いでしょう。
何度もいろいろな行政文書や例規などに目を通していると、行政文書特有の言い回しにも次第に慣れてきます。
いわゆる「てにをは」などの助詞の意味を間違えないようにも気を付けましょう。