会社は従業員の個人情報をどの程度把握していたらいいのか、どこまで聞いてもいいのか知りたい

Question

会社は従業員の個人情報をどの程度把握していたらいいのか、どこまで聞いてもいいのか知りたい知人が職場で軽い脳梗塞をおこし、そのときに連絡先が自宅と本人の携帯しか分からなかったため親族への連絡がつかず大変だったという話を聞きました。会社を経営していますが従業員３０人程度の小さい会社なので入社したときの履歴書だけが従業員の連絡先を把握する方法です。何十年も前のものもあり、今回新たに住所、電話番号、携帯の番号、緊急の場合の連絡先程度は確認しておく必要があると思ったのですが社会保険の手続き上、家族構成や家族の年齢も教えておいてもらいたいと思いました。その場合「個人情報保護法」など会社側が注意しなければならないこと、従業員はこのような情報を会社に教えることを拒否できるのかを教えてください。

Answer 1

企業の従業員の個人情報保護に関しては、個人情報保護法が施行された後に、厚労省からガイドラインが出ました。「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について」
http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html

個人情報保護法は、本人の意思に基づいて個人情報を取り扱いことを企業に義務付けるもので、厚労省のガイドラインも、その主旨に沿っています。

つまり、企業活動、特に従業員を雇用するために必要な目的に限定して個人情報を収集、利用し、その個人情報の安全管理に務めなさいという内容です。

原則として、社員が個人情報を会社に出すのは、本人の任意です。
但し、ある情報を出してもらえない場合、本人にどの様な不利益が生じるかを考えて、本人に選択させることが原則です。
そして、法定の書類や納税手続きなど、会社が会社運営上どうしても把握しておかなければならない情報があります。その情報を従業員が提出を拒むということは、会社運営に支障が出ますので、一般的な就業規則によれば懲戒理由になりうるでしょう。

例えば、本名や住所を伝えない人を社員にすることは出来ないでしょう。
雇用主は源泉徴収をして納税する義務がありますし、社会保険や雇用保険、年金に加入して、保険料などの会社負担分を納付しなければなりません。そのような手続きが出来ないからです。

ですから、税額控除に関する扶養家族の情報であったり、健康保険加入のための家族の情報などは、把握しなければいけない情報です。

もちろん、それらの情報は、目的となる手続きのみに利用できるのであって、社員の家族も含めた名簿を作成して、業者に販売したりすると、たとえ社員のリストであっても違法行為です。

上記のような法定の義務や、社会制度上必要な情報ではなく、例えば社長の考え方として家族の誕生日にお祝いを贈りたいので家族の生年月日を知らせなさい。ということは、別に良いのですが、本人が嫌であれば強制は出来ません。

緊急時の連絡先を会社が把握するということは、地震・自然災害、パンデミックなどの社会的緊急事態の発生の可能性が高まっていることもありますから、会社としては最新の情報を把握すべきでしょう。
ただ、これも「緊急時の連絡のため」に集めるのですから、この連絡網を使って、緊急ではない例えばゴルフコンペの連絡をしたり、リストに印刷して、社内に配ったりすることは目的外の利用ですから、できません。